干部檔案數(shù)字化管理精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識的探索者，寫作是一種獨(dú)特的藝術(shù)，我們?yōu)槟鷾?zhǔn)備了不同風(fēng)格的5篇干部檔案數(shù)字化管理，期待它們能激發(fā)您的靈感。

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關(guān)鍵詞：干部人事檔案；數(shù)字化管理；問題

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國已經(jīng)進(jìn)入了信息化社會，在這樣的時代背景之下各行各業(yè)的管理進(jìn)行不斷的改革，包括數(shù)字化管理干部人事檔案。所謂的干部人事檔案是指干部在工作期間的表現(xiàn)，領(lǐng)導(dǎo)對其為人的評價的一個參考等方面的集合整理，對干部的選拔有重要的參考價值。近年來，我國對干部人事檔案管理還是使用紙張為保存載體，這樣不僅占用空間，而且查閱起來也不太方便，同時，干部人事檔案是會隨著干部的調(diào)離而調(diào)離，對其檔案紙張有一定的損害，總而言之就是不利于保存。因此，數(shù)字化檔案越來越受到檔案管理者的青睞，但是，在進(jìn)行干部人事檔案數(shù)字化管理時，還存在一些問題，本文也就此展開討論。

一、干部人事檔案數(shù)字化管理的作用

對干部人事檔案進(jìn)行數(shù)字化管理時，不僅能夠提高工作效率，節(jié)省空間，而且可以很好地保護(hù)原件檔案。詳細(xì)內(nèi)容如下：

（一）減少管理成本。傳統(tǒng)的紙張檔案管理，需要較多的工作人員和占據(jù)較大的空間，因而需要花費(fèi)較大的管理成本。而數(shù)字化管理利用的是網(wǎng)絡(luò)空間，輸入相應(yīng)的數(shù)值就可以查找需要人的檔案信息，同時進(jìn)行這種查閱操作的工作人員不需要很多，從而減少了管理成本。

（二）提高工作效果。只要有相應(yīng)的權(quán)限，數(shù)字化干部人事檔案管理員可以很快地查閱檔案資料和進(jìn)行歸檔，把原先復(fù)雜的工作簡單化，解放勞動力，同時也提高了其工作的效率。（三）保護(hù)檔案原件。紙張檔案有易腐蝕、容易損害的特點(diǎn)，如果翻閱頻繁，則會增加對檔案的損害率，而數(shù)字化管理則是將人事檔案信息轉(zhuǎn)化為電子檔案，使其保存得更為完整，查閱起來也比較方便，同時也消除了檔案篡改的情況。

二、目前干部人事檔案數(shù)字化管理三大問題

雖然人事檔案數(shù)字化管理能夠提高工作效率等優(yōu)點(diǎn)，但是，目前還存在很多問題，例如管理方式存在缺陷，管理設(shè)備不夠先進(jìn)，管理人員的素質(zhì)不高等。詳細(xì)內(nèi)容如下

（一）管理的方式存在缺陷、管理設(shè)備不夠先進(jìn)。我國進(jìn)行干部人事檔案數(shù)字化管理的時間不長，而且有很多方面還是沿用傳統(tǒng)的管理體制，大部分使用的還是手工操作的管理方式。同時，干部人事檔案管理的地方使用的管理軟件通常是自主研發(fā)的，其軟件設(shè)備還是存在一定的缺陷，無法實(shí)現(xiàn)計算機(jī)管理的環(huán)環(huán)配合，而且進(jìn)行數(shù)字化管理的硬件配置也相對而言比較低，無法滿足實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理軟件操作的硬件要求。并且，在實(shí)際的管理過程中，存在檔案信息錄入的不準(zhǔn)確、更新的不及時等情況，導(dǎo)致檔案信息數(shù)據(jù)庫內(nèi)的質(zhì)量不高，從而減少了對數(shù)字化干部人事檔案的使用。而以上的種種問題，都與數(shù)字化干部人事檔案的要求不符，同時沒有實(shí)現(xiàn)真正的人事檔案數(shù)字化管理，還是需要翻閱紙質(zhì)的檔案，使用傳統(tǒng)的查檔、調(diào)檔方式，這樣不僅不會提高工作效率，反而會給檔案查閱的工作人員帶來一定的不便，對服務(wù)的效率帶來一定程度上的影響。

（二）管理人員的素質(zhì)不高。因為干部人事檔案工作的數(shù)字化管理需要復(fù)合型人才，工作人員既需要了解檔案管理的流程以及辦理，又需要具備熟練操作計算機(jī)的技能，因此，給進(jìn)行實(shí)際的數(shù)字化管理過程中帶來一定的阻礙。目前，進(jìn)行檔案管理的工作人員通常沒有接受過系統(tǒng)的計算機(jī)知識的培訓(xùn)，因此，其計算機(jī)水平相對較低，這給人事檔案的數(shù)據(jù)開發(fā)和利用帶來較大的影響。目前，干部人事檔案管理的工作人員需要有一個數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的提升，提高其素質(zhì)，但是由于種種原因，要想普遍提高工作人員的素質(zhì)，需要一個較長的過程。

（三）干部人事檔案的利用深度不夠。在進(jìn)行人事檔案數(shù)字化的開發(fā)過程中，總是會存在利用率低的現(xiàn)象。傳統(tǒng)的紙質(zhì)查詢時，工作人員會有煩瑣、枯燥之感，從而形成一個比較被動的局面，不是主動地去服務(wù)。雖然數(shù)字化干部人事檔案管理能夠快速、精確的找出所需要的干部人事檔案信息，但是，目前其有些資源還沒完全的開發(fā)出來，還有利用空間值得挖掘，這在一定程度上對人事檔案的開發(fā)利用帶來了阻礙。所以，在保證信息的安全下，需要加強(qiáng)對干部人事檔案的開發(fā)力度和深度，最大程度上利用數(shù)字化管理，將干部人事檔案管理的數(shù)字化功能發(fā)揮到極限大。當(dāng)然，這不是一蹴而就能夠完成的，需要工作人員不斷地去進(jìn)行深度探討和挖掘。

三、結(jié)語

干部人事檔案對干部的升職是有重要作用的，但是傳統(tǒng)的管理方式容易出現(xiàn)種種問題或是增加查閱的時間，因此，需要對干部人事檔案管理方式進(jìn)行改變，而數(shù)字化管理就是目前所探究出的有效管理方式。但是由于應(yīng)用這種管理方式時間不夠長，有著管理的方式存在缺陷、管理設(shè)備不夠先進(jìn)等問題，所以需要管理人員積極地去解決，可以從轉(zhuǎn)變管理方式，購買先進(jìn)的管理軟硬件，加強(qiáng)對工作人員的系統(tǒng)培訓(xùn)等方面著手。

作者:李純 單位:呼倫貝爾市人力資源和社會保障局

參考文獻(xiàn)：

[1]曹煒煒.淺析干部人事檔案數(shù)字化管理問題[J].管理觀察,2015,21(7):60-61.

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【關(guān)鍵詞】信息化手段；強(qiáng)化；檔案管理；設(shè)想

一、現(xiàn)狀分析

目前，公司干部職工（不含中層以上干部）檔案計3290卷，其中干部人事檔案971卷。在職職工檔案1886卷，離退休干部檔案913卷，辭世干部檔案419卷。公司設(shè)兼職人事檔案管理員1名，負(fù)責(zé)干部人事檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理、入庫、排架、轉(zhuǎn)遞、提供利用以及檔案的保管保護(hù)。長期以來，干部人事檔案管理基本上是屬于傳統(tǒng)的、封閉的、松散的管理模式。一直沿用手工操作，檔案工作長期處于繁雜、冗長的拆、裝、查、找的狀況，尚未充分發(fā)揮先進(jìn)的現(xiàn)代代技術(shù)手段，傳統(tǒng)的管理模式使干部人事檔案管理工作落后于時展的需要，既不利于檔案的保管利用，又影響工作效率。在檔案內(nèi)容上，受傳統(tǒng)的人事檔案內(nèi)容的影響，還有人認(rèn)為人事檔案主要是記載個人思想政治及隱私方面內(nèi)容的檔案，僅供組織考察了解時所用。部分檔案中反映干部基本情況的履歷、考核、學(xué)歷等1O項材料有空缺，尤其是一些表彰和處分材料散失較多。對職工業(yè)務(wù)能力、專業(yè)特長及科研的成果、論文論著、獲獎情況、工作業(yè)績等材料記載得較少。在管理手段上，公司使用的檔案管理軟件尚停留于單一的、淺層的、初級的狀態(tài)和水平，對檔案的編輯、查找、檢索還一直采取手工形式進(jìn)行，沒有利用計算機(jī)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，更談不上對檔案的數(shù)字化加工和檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化管理，致使人事檔案在使用過程中不能以最快的速度、最簡捷方式查找相關(guān)人的資料，極大了影響工作效率。

二、外部形勢分析

據(jù)了解，市場上已經(jīng)出現(xiàn)數(shù)字化干部人事檔案管理相關(guān)產(chǎn)品，并且多省市組織部及檔案管理單位已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了干部人事檔案的數(shù)字化管理。（包括：山東省委組織部、濰坊市委組織部、濟(jì)寧市委組織部、濱州市委組織部、淄博市委組織部、東營市委組織部、泰安市委組織部、臨沂市委組織部、日照市委組織部、上述各市地縣區(qū)委組織部、內(nèi)蒙古區(qū)委組織部、遼寧省委組織部、黑龍江省委組織部、遼源市委組織部、鞍山市委組織部、大慶市委組織部、商丘市委組織部、北京懷柔組織部、承德市委組織部、遼寧省近200家省直管檔單位、鞍山公安局、鞍山師范學(xué)院、濰坊市教育局、濰坊學(xué)院、淄博市公安局、淄博市教育局、淄博式建設(shè)局等單位）。

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（一）業(yè)務(wù)流程分析

1、信息的數(shù)字化：信息的數(shù)字化主要包括兩個方面，一是現(xiàn)有館藏檔案信息的數(shù)字化，包括檔案整理、掃描、圖文信息編輯和目錄信息錄入等；二是現(xiàn)有業(yè)務(wù)執(zhí)行的信息化，包括辦公自動化，如通過掃描儀等形成數(shù)字文檔，以及按照格式規(guī)范通過信息平臺直接上傳、錄入檔案信息。2、信息的規(guī)范整合：信息的規(guī)范整合首先需要有規(guī)范的格式規(guī)定；根據(jù)規(guī)范格式，各部門業(yè)務(wù)人員上傳、錄入檔案信息后，平臺自動將檔案信息進(jìn)行歸類存檔，形成方便查詢、統(tǒng)計的信息庫；專門的檔案管理人員可對檔案信息進(jìn)行查詢、瀏覽，對部分不符合規(guī)范的信息進(jìn)行整理。3、信息的存儲：檔案處理人員在檔案管理人員進(jìn)行信息的初審和整理后，進(jìn)一步進(jìn)行信息的審核和修改，在確認(rèn)無誤后，添加入庫信息，如存放地址等。4、信息的管理：檔案庫信息的管理包括基本信息修改、借閱、轉(zhuǎn)檔、銷毀等內(nèi)容，這些管理業(yè)務(wù)是交叉進(jìn)行的，沒有特定的流程，操作的對象也是統(tǒng)一存儲格式的檔案數(shù)據(jù)，但對于不同門類的檔案數(shù)據(jù)而言，其檔案數(shù)據(jù)的元數(shù)據(jù)格式和屬性有所區(qū)別，平臺需考慮各檔案門類數(shù)據(jù)庫之間的信息集成，以及本階段與檔案服務(wù)利用階段檔案信息的一致性。5、信息的利用：檔案利用的操作對象是部分可以提取出來使用的檔案材料，其目的是面向各業(yè)務(wù)部門和各干部，方便各部門和干部的檔案信息借閱、查詢，檔案管理的相關(guān)信息，共享部分檔案信息內(nèi)容，檔案信息消除等等。

（二）功能需求調(diào)研

對平臺功能需求進(jìn)行調(diào)研，調(diào)研對象包括以上五個階段中涉及的用戶：1、在信息的數(shù)字化階段：主要是各業(yè)務(wù)部門管理人員，其主要需求依次為：提供簡潔、友好的用戶操作界面，清晰的圖文格式規(guī)范，詳細(xì)的操作說明，方便快捷的查詢功能，用戶的系統(tǒng)操作記錄功能。2、在信息的規(guī)范整理階段：主要面向?qū)＜媛殭n案管理人員，其需求依次為：提供自動化的檔案信息歸類（根據(jù)需求確定類別）功能，提供自動化的檔案信息格式檢查功能，檔案管理公告功能，用戶的系統(tǒng)操作記錄功能。3、在信息的存儲階段：主要面向檔案館專職人員，其需求依次為：檔案信息批量審核功能，方便快捷的查詢、修改和統(tǒng)計功能，用戶的系統(tǒng)操作記錄功能。4、在信息的管理階段：主要面向檔案館專職人員，其需求依次為：方便快捷的查詢、修改和統(tǒng)計功能，部分類別檔案信息的開放共享設(shè)置功能，檔案信息的借閱記錄與時間統(tǒng)計功能（類似圖書館借閱），用戶的系統(tǒng)操作記錄功能。5、在信息的利用階段：主要面向各業(yè)務(wù)部門和各類干部，其需求依次為：檔案管理公告與查看功能，可借閱檔案查詢功能，在線續(xù)借功能等。從以上五個環(huán)節(jié)的功能需求調(diào)研不難看出，檔案的數(shù)字化上傳，檔案的自動歸類與格式檢查，檔案的查詢、修改與統(tǒng)計，檔案的開放設(shè)置與共享，檔案的借閱是最為核心的五類功能。

系統(tǒng)設(shè)計與實(shí)現(xiàn)

（一）系統(tǒng)設(shè)計理念

其一，是要實(shí)現(xiàn)信息的數(shù)字化。通過原有信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，辦公自動化，信息化平臺錄入等來實(shí)現(xiàn)。其二，是要實(shí)現(xiàn)信息的規(guī)范化。通過平臺的格式檢查，信息的流程審核與修改，最終實(shí)現(xiàn)信息的規(guī)范化。其三，是要實(shí)現(xiàn)信息的集成化。通過平臺的固定類別信息上傳，自動歸類，最終實(shí)現(xiàn)不同類別檔案信息的集成。集成有兩條主線：一是不同類別信息的集成，如干部信息根據(jù)行政類進(jìn)行集成，供查詢和統(tǒng)計；二是根據(jù)各個干部進(jìn)行信息的集成。其四，是要實(shí)現(xiàn)信息資源共享與利用的最大化。通過干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)公開的個人信息跨部門、跨類別的查詢或借閱，實(shí)現(xiàn)最大范圍的數(shù)字化共享，提高檔案信息的利用率。

（二）系統(tǒng)功能架構(gòu)設(shè)想

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關(guān)鍵詞：檔案管理; 數(shù)字化管理; 現(xiàn)狀；對策

信息技術(shù)的高速發(fā)展，帶動了各行各業(yè)的發(fā)展與變革，檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展亦是其發(fā)展的必然趨勢，并且逐步成為檔案管理工作的現(xiàn)代化的標(biāo)志之一，傳統(tǒng)檔案工作由于涉及范圍較廣，內(nèi)容繁多，工作量較大，經(jīng)常會耗費(fèi)大量的人力和物理，并且資料的儲存與維護(hù)也需要投入較大的資金，加大了檔案管理工作的難度，信息技術(shù)與檔案工作的結(jié)合，極大的簡化了工作程序， 提高了檔案管理工作的效率，是未來檔案管理工作發(fā)展的大趨勢。

一、檔案數(shù)字化管理的意義

1、提高經(jīng)濟(jì)效益

過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費(fèi)用為解決這一難題的唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

2、提高辦公效率

數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以組織部門為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細(xì)準(zhǔn)確的檔案信息。然而檔案數(shù)字化管理變可提供詳細(xì)、即時的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。與此同時，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動，數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實(shí)體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

3、增強(qiáng)檔案原件保護(hù)

將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護(hù)，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

二．?dāng)?shù)字檔案信息安全管理面臨的主要問題

1 意識問題

目前，檔案從業(yè)人員信息安全保障意識還很淡薄，數(shù)字檔案信息安全管理這一重大問題，廣大公眾知之甚少，毫無感覺。他們在頻繁的使用、查找數(shù)字檔案信息的同時卻沒有明顯的感受到那些現(xiàn)在存在的數(shù)字檔案信息可能會消失。即便是檔案管理人員也缺乏安全管理意識。沒有主動的探討或者進(jìn)行研究。檔案從業(yè)人員保障意識的缺乏，導(dǎo)致數(shù)字檔案信息安全保障工作的理論和實(shí)踐都缺乏堅實(shí)的基礎(chǔ)。

2 技術(shù)問題

信息技術(shù)的快速發(fā)展，也使數(shù)字檔案信息安全在技術(shù)層面面臨許多問題。一信息安全技術(shù)的發(fā)展解決了一些數(shù)字檔案信息安全保障問題。另一方面，信息技發(fā)展又為數(shù)字檔案信息安全保障帶來了新的問題，又需要信息安全技術(shù)的更進(jìn)一展。數(shù)字簽名、數(shù)字水印等，是常見的數(shù)字檔案信息的識別和鑒別采用的技術(shù)，每一種都各有優(yōu)缺點(diǎn)，選用一種還是幾種，多種技術(shù)的互相配套機(jī)制如何，這些問題都有待進(jìn)一步解決。

3 管理問題

當(dāng)下檔案管理工作的水平還處于比較落后的狀態(tài)，雖然數(shù)字化檔案安全評估工作已經(jīng)引起了全社會企事業(yè)單位的重視。但是安全評估和風(fēng)險管理水平不高，也是我們當(dāng)前所必須面臨的困難。其次日常操作不規(guī)范，主要表現(xiàn)在以下三個方面：一是崗位職責(zé)的劃分不明確。主要體現(xiàn)在操作者在業(yè)務(wù)操作過程中權(quán)限混亂，有越崗、代崗的現(xiàn)象出現(xiàn)。二是操作人員不經(jīng)允許擅自修改計算機(jī)設(shè)置，私自在計算機(jī)上安裝與業(yè)務(wù)無關(guān)的軟件，這樣將會很容易造成操作系統(tǒng)的癱瘓。三是操作人員在設(shè)定業(yè)務(wù)系統(tǒng)的密碼時過于簡單或長時間部隊密碼進(jìn)行修改，長此以往這將會導(dǎo)致非操作人員很容易的進(jìn)入業(yè)務(wù)系統(tǒng)，將會導(dǎo)致信息的丟失或是進(jìn)行檔案的修改，從而檔案的安全性將會沒有了保障。如果操作人員缺乏安全知識， “有什么問題由網(wǎng)絡(luò)管理員管”的依賴性，沒有充分認(rèn)識到不規(guī)范操作所產(chǎn)生的嚴(yán)重危害，容易違規(guī)操作。

4 人才問題

管理檔案者是保障數(shù)字檔案信息安全最為重要因素之一。數(shù)字化檔案管理的人才在當(dāng)今相對缺失，在選擇人才的過程中既要考慮到檔案的安全管理保障，又要考慮到該人使用計算機(jī)的熟練程度和檔案管理的專業(yè)技能。因此，當(dāng)今社會檔案管理的人才還是比較缺失的。此外，檔案專業(yè)人才的流失，也是人才缺失的因素之一。目前，現(xiàn)有檔案隊伍整體素質(zhì)較低，掌握知識陳舊。至今絕大多數(shù)檔案管理部門在挖掘本部門數(shù)字檔案信息安全保障人才方面的工作不到位，沒有進(jìn)行有效、專業(yè)且有針對性的指導(dǎo)，關(guān)于建立數(shù)字化檔案信息安全體系還不夠完善，對檔案工作的重視度不夠。這些因素都制約著數(shù)字信息安全保障體系的建設(shè)。此外，在實(shí)際的數(shù)字檔案信息安全保障體系建設(shè)過程中，檔案管理部門的觀念還存在著諸多的誤區(qū)。

三、完善檔案數(shù)字化管理的對策

1 提高對數(shù)字化檔案管理工作的認(rèn)識程度

數(shù)字化檔案管理工作改變了以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案工作的模式，這就要求檔案工作管理人員要轉(zhuǎn)變以往傳統(tǒng)的工作觀念，學(xué)習(xí)數(shù)字化的檔案分類、儲存、讀取等數(shù)字信息技術(shù)，加強(qiáng)自身工作技術(shù)技能，并做到工作高效，歸檔清晰，利用方便，保密到位，并結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息平臺，充分發(fā)揮檔案數(shù)字化的優(yōu)勢，提高檔案的利用率

2 加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理建設(shè)和投入

當(dāng)下各企事業(yè)單位已經(jīng)開始檔案數(shù)字化，與此同時檔案信息網(wǎng)絡(luò)化必須有一個完善的軟硬件技術(shù)環(huán)境。硬件技術(shù)環(huán)境：計算機(jī)、傳真機(jī)、電話、終端服務(wù)器、交換器、光纖傳輸系統(tǒng)、微波網(wǎng)、衛(wèi)星線路等等各種必須設(shè)備，在前期資金投入上，這些硬件設(shè)備是開展工作的基礎(chǔ)；對于軟件環(huán)境，為了提高工作效率，避免環(huán)境資源的浪費(fèi)。主管部門應(yīng)當(dāng)與上級部門進(jìn)行協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌開發(fā)能夠相互兼容的軟件系統(tǒng)，其中包括：信息數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)保密體系和組織管理體系以及應(yīng)用軟件等。

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[關(guān)鍵詞]檔案；數(shù)字化；思考

隨著計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)的迅猛發(fā)展，計算機(jī)普遍應(yīng)用于各單位、各部門。局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)已成為信息交流最便捷、快速的途徑，人們迫切要求能夠在網(wǎng)絡(luò)中尋找到自己需要的數(shù)字化信息，電子商務(wù)、電子政務(wù)在短時間內(nèi)產(chǎn)生并迅速普及，在政治、經(jīng)濟(jì)等多個領(lǐng)域產(chǎn)生大量的數(shù)字化文件，進(jìn)而形成大量的數(shù)字化檔案。特別是區(qū)級國家綜合檔案館的檔案信息化建設(shè)、館藏資源建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的基礎(chǔ)工作。

一、檔案資料數(shù)字化建設(shè)的必要性

1、檔案資料數(shù)字化，可改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理、為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2、檔案資料數(shù)字化是形勢發(fā)展的需求。當(dāng)今，政府把數(shù)字化建設(shè)擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時和正確的。其一，我檔案館就是區(qū)委、區(qū)政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。館藏是東安區(qū)最有實(shí)用價值的信息資源庫，這樣一大批珍貴的檔案信息資源應(yīng)很好地為各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用，充分實(shí)現(xiàn)信息共享，所以要建設(shè)數(shù)字化工作，首先要建設(shè)數(shù)字檔案館。其二，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用手段，解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案館的數(shù)字化。

3、檔案資料數(shù)字化是社會的強(qiáng)烈需求。當(dāng)今，人們的時間意識越來越強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農(nóng)村，尤其是較偏遠(yuǎn)的農(nóng)村的利用者要查閱婚姻檔案，非常不便，他們迫切要求信息共享。還有一些投資者，他們想了解我區(qū)的整體情況，才敢于投資，那么要了解我區(qū)的詳細(xì)內(nèi)容恰恰只有區(qū)檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，這就迫使區(qū)檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。

二、檔案資料數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容

1、推進(jìn)檔案資料數(shù)字化，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。目前，檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

2、有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)。目前，我們檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和方面的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進(jìn)的過程。在此過程中，必須領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識，突出重點(diǎn)，面向應(yīng)用，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展。

三、對檔案資料數(shù)字化建設(shè)的思考

檔案數(shù)字化建設(shè)要運(yùn)用辯證思維，既不能盲目從新，脫離實(shí)際，也不能墨守成規(guī)、固步不前；既要看數(shù)量，更要講質(zhì)量；既要著眼于本身，也要關(guān)注相關(guān)事物。檔案數(shù)字化建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要慎重選擇，在具體實(shí)施的定位中應(yīng)該多做調(diào)查、分析、研究。

1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識。加快檔案數(shù)字化建設(shè)，要更新各級領(lǐng)導(dǎo)的知識領(lǐng)域，檔案管理的現(xiàn)代化，首先是檔案管理者的現(xiàn)代化，否則檔案管理現(xiàn)代化、信息化就是一句空話。同時，應(yīng)聘請專門的檔案管理人才組織相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，改變現(xiàn)有檔案干部的知識結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要。努力把檔案信息化建設(shè)作為政務(wù)建設(shè)的一個重要內(nèi)容，提高工作水平和工作效率。

2、加大投入，配備管理軟件。將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，就是為了讓檔案信息變成流動的、有生命力的資源，要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，必須依靠網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)建檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)，并接入外部網(wǎng)或者互聯(lián)網(wǎng)，是信息化建設(shè)得以進(jìn)行的必要基礎(chǔ)。如果有足夠的資金購買充足的設(shè)備，就能按照自身要求構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)實(shí)體。有了網(wǎng)絡(luò)沒有相應(yīng)的檔案管理軟件，硬件就會像一盤散沙，無法運(yùn)作。現(xiàn)在市場上專業(yè)化的檔案管理軟件種類很多，但是從經(jīng)濟(jì)實(shí)用角度出發(fā)，適合檔案部門的不多。如將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描必須購置相應(yīng)的掃描設(shè)備、計算機(jī)等硬件設(shè)備。平板掃描儀掃描價格便宜，但速度慢，不適合檔案部門短期內(nèi)完成數(shù)字化轉(zhuǎn)化的要求。快速掃描儀適應(yīng)檔案數(shù)字化建設(shè)，但價格高。同時，相應(yīng)等級的檔案管理軟件也價格不菲。因此，檔案部門應(yīng)根據(jù)自己的實(shí)際情況，按照經(jīng)濟(jì)實(shí)用、功能齊全、安全保密、操作方便等原則來確定。

3、改變工作方式，健全工作規(guī)范。檔案信息化建設(shè)的第一個成果就是館藏檔案的數(shù)字化，館藏檔案大部分以數(shù)字形態(tài)存在，以往適用于傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案的管理方式已經(jīng)不適用管理數(shù)字化檔案了，必須改變工作方式，建設(shè)工作規(guī)范。大力開發(fā)檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會共享是檔案信息化建設(shè)的根本目標(biāo)，區(qū)級檔案館應(yīng)不斷加大檔案信息資源的開發(fā)利用的力度，促進(jìn)檔案信息資源的社會共享。檔案館信息化建設(shè)必須充分發(fā)揮主觀能動性，在深入了解本地區(qū)的重要實(shí)踐活動，為社會發(fā)展的基本情況的基礎(chǔ)上走創(chuàng)新之路。

4、提高人員素質(zhì)，培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才。作為信息化社會的檔案工作者具備一定的計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和電子文件管理知識是必不可少的。但從目前檔案工作人員學(xué)歷上看，檔案管理專業(yè)的人員非常少，這對檔案管理現(xiàn)代化、信息化工作的控制十分不利，要改變這種情況，簡捷的辦法就是適度調(diào)入檔案專業(yè)的大專院校畢業(yè)生。對有發(fā)展前途的年輕干部，加大業(yè)務(wù)培訓(xùn)，適應(yīng)現(xiàn)代化、信息化管理的需要。