財(cái)會(huì)檔案管理精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識(shí)的探索者，寫作是一種獨(dú)特的藝術(shù)，我們?yōu)槟鷾?zhǔn)備了不同風(fēng)格的5篇財(cái)會(huì)檔案管理，期待它們能激發(fā)您的靈感。

篇1

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案；電子化信息；管理

一、電子化信息下財(cái)會(huì)檔案管理的特點(diǎn)

信息化財(cái)會(huì)檔案除了涵蓋傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案外，同時(shí)還涵蓋了通過計(jì)算機(jī)和其他磁性介質(zhì)或光盤保存起來的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以及財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)，一定程度上拓寬了財(cái)會(huì)檔案的存儲(chǔ)領(lǐng)域，但由于磁性介質(zhì)太過依賴環(huán)境，電子數(shù)據(jù)常常在溫度、濕度等因素的影響下發(fā)生丟失情況，所以對(duì)使用存放環(huán)境提出了更高的要求。會(huì)計(jì)電子檔案不像傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案可以直接進(jìn)行翻閱，而需要一定的計(jì)算機(jī)硬件及軟件系統(tǒng)支持方可實(shí)現(xiàn)查閱，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)是其必不可少的一部分，同時(shí)還注重軟件環(huán)境系統(tǒng)的優(yōu)化配置。信息化財(cái)會(huì)檔案由于實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)信息的數(shù)字化，為統(tǒng)計(jì)分析、報(bào)表制作等提供了便捷，有效保證了財(cái)會(huì)檔案的高效利用，并且積極促進(jìn)了會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)間的優(yōu)化整合，實(shí)現(xiàn)了財(cái)會(huì)檔案信息資源的全面共享，不過這也帶來了財(cái)會(huì)檔案被不法人員篡改、泄露的問題，追究其原因是因?yàn)橥ㄟ^文件形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)或其他專門的存儲(chǔ)介質(zhì)上的財(cái)會(huì)檔案，常常會(huì)受到電腦病毒的侵襲，最終引起數(shù)據(jù)丟失、影響系統(tǒng)正常運(yùn)行，此外，電子檔案整體信息集中在一起，使不法人員有了惡意篡改數(shù)據(jù)的機(jī)會(huì)，并且修改后的電子檔案沒有特別明顯的痕跡，無法將數(shù)據(jù)恢復(fù)到之前正常的狀態(tài)，最終降低了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠性。電子化財(cái)會(huì)檔案的優(yōu)勢(shì)眾多，但也有一定的缺陷，如何保障該檔案的安全完整，促進(jìn)其作用全面發(fā)揮，為需求者提供更多的幫助，這是現(xiàn)代財(cái)會(huì)檔案管理的關(guān)鍵。

二、完善信息化下財(cái)會(huì)檔案電子化管理的策略

（1）構(gòu)建完善的信息化財(cái)會(huì)檔案管理制度。當(dāng)前，隨著財(cái)會(huì)檔案信息化進(jìn)程的不斷加快，企業(yè)對(duì)內(nèi)部基礎(chǔ)資料進(jìn)行了統(tǒng)一規(guī)范，制定了相應(yīng)的財(cái)會(huì)檔案管理流程及方法，但在頒布的財(cái)務(wù)管理實(shí)施細(xì)則中雖對(duì)財(cái)會(huì)檔案管理流程作了一定的規(guī)范，實(shí)際卻沒有具體操作層面的制度規(guī)范。所以必須根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《電子檔案管理辦法》的標(biāo)準(zhǔn)要求，加快構(gòu)建一套行之有效的會(huì)計(jì)信息化檔案管理制度，涵蓋了歸檔制度、借閱制度、保管制度等，該制度的建立有效提高了會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全完整性。（2）加快財(cái)會(huì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)進(jìn)程。過去的財(cái)會(huì)檔案室中不存在先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，這樣在賬務(wù)查賬過程中，只能通過傳統(tǒng)滯后的方式，先在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中調(diào)出賬務(wù)，找出所需憑證號(hào)，然后再到檔案室中找尋有關(guān)憑證資料，如果檔案室與財(cái)務(wù)辦公場所之間相隔較遠(yuǎn)，那么就會(huì)帶來極大的不便，制約了工作成效。所以加快硬件設(shè)施建設(shè)，針對(duì)檔案管理實(shí)際所需優(yōu)化配置先進(jìn)的計(jì)算機(jī)、掃描儀等辦公設(shè)施，綜合財(cái)務(wù)系統(tǒng)與檔案存放地，從而提高財(cái)會(huì)電子檔案的利用率。與此同時(shí)，針對(duì)檔案保管地點(diǎn)和財(cái)務(wù)人員查詢地點(diǎn)之間的空間性，為了方便檔案更好的查詢，在相關(guān)硬件設(shè)施配備齊全后，若能研發(fā)出和財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)有效對(duì)接的財(cái)會(huì)電子檔案查詢系統(tǒng)，那么財(cái)務(wù)人員就不再受檔案管理人員的限制，可直接調(diào)取原始檔案，保障了檔案的有效利用。（3）構(gòu)建專門的財(cái)會(huì)檔案管理信息平臺(tái)。在財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)與信息單據(jù)管理基礎(chǔ)上，為了有效處理各系統(tǒng)單據(jù)關(guān)聯(lián)性不強(qiáng)、連貫性弱以及管理不夠規(guī)范等問題，可構(gòu)建一個(gè)專門的財(cái)會(huì)檔案管理信息平臺(tái)。該平臺(tái)的建立能提高電子檔案管理的操作水平，單據(jù)傳遞實(shí)現(xiàn)了可視性、連貫性，信息數(shù)據(jù)得到了嚴(yán)格保密，權(quán)限清晰，將財(cái)會(huì)電子檔案貫穿于企業(yè)經(jīng)營管理業(yè)務(wù)全過程，并且財(cái)會(huì)電子檔案管理高度集中，由于直接使用各類電子單據(jù)，逐步摒棄了各類業(yè)務(wù)的紙質(zhì)單據(jù)。現(xiàn)階段，已經(jīng)有企業(yè)將業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行了融合，身份認(rèn)證系統(tǒng)得到推廣與應(yīng)用，簽名和公章實(shí)行電子化，很好的推動(dòng)了財(cái)會(huì)電子檔案的信息化管理。（4）構(gòu)建完善的風(fēng)險(xiǎn)防范體系，提高電子檔案信息的安全性。通過設(shè)置防火墻等手段，以防范計(jì)算機(jī)硬件隱患問題，確保系統(tǒng)安全有效運(yùn)行；此外，還應(yīng)對(duì)工作流程、文件信息、信息保管方式進(jìn)行規(guī)范化管理，提高會(huì)計(jì)信息傳遞的及時(shí)性、安全性。系統(tǒng)管理員的職責(zé)任務(wù)是加強(qiáng)流程的監(jiān)管，這對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行的安全性提供了重要保障，同時(shí)還保證了系統(tǒng)內(nèi)生成的財(cái)會(huì)電子檔案真實(shí)完整。所以檔案管理者必須注重流程管理的科學(xué)性。信息化環(huán)境下，檔案管理傾向于梳理、提煉出機(jī)構(gòu)文件處理流程，把檔案處理的各環(huán)節(jié)、內(nèi)容納入到工作流程中并生成檔案信息，因此企業(yè)應(yīng)積極構(gòu)建完善的財(cái)會(huì)電子檔案信息安全保障體系，設(shè)置專門的電子檔案數(shù)據(jù)中心，完善權(quán)限體系，通過雙機(jī)熱備份等有效手段為數(shù)據(jù)的安全奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，并安排專業(yè)的人員做好日常維護(hù)管理工作。（5）提高財(cái)會(huì)人員素質(zhì)及思想認(rèn)識(shí)。財(cái)會(huì)檔案電子化，除了具備傳統(tǒng)的財(cái)會(huì)功能外，同時(shí)還必須具備使用計(jì)算機(jī)準(zhǔn)確高效計(jì)算、分析能力的功能，而這就需要配備充足的專業(yè)人才，投身于電子檔案的管理，保證會(huì)計(jì)信息的真實(shí)完整性。此外，推行會(huì)計(jì)電算化的企業(yè)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者必須高度認(rèn)識(shí)對(duì)財(cái)會(huì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)化管理的重要性，同時(shí)還要督促相關(guān)制度的構(gòu)建。當(dāng)前，依舊有部分推行會(huì)計(jì)電算化的企業(yè)，在財(cái)會(huì)檔案資料管理上按手工管理時(shí)的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行，所以提高財(cái)會(huì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，樹立磁性介質(zhì)檔案資料的管理意識(shí)，成為了迫切需要解決的任務(wù)。（6）通過數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)接口，實(shí)現(xiàn)財(cái)會(huì)信息標(biāo)準(zhǔn)化。隨著財(cái)會(huì)信息化進(jìn)程的加快，財(cái)會(huì)信息需要專門統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這是目前不容小覷的問題，財(cái)會(huì)信息標(biāo)準(zhǔn)化關(guān)鍵在于實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)接口的標(biāo)準(zhǔn)化。通過數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)XBRL，能提供數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)接口，促進(jìn)了各軟件內(nèi)數(shù)據(jù)的有效轉(zhuǎn)換。運(yùn)用XBRL可以對(duì)企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)整合，集中各項(xiàng)財(cái)會(huì)信息，能對(duì)不同技術(shù)、不同平臺(tái)及不同軟件下形成的商業(yè)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行自由交換及安全提取，重組底層的元數(shù)據(jù)生成新的財(cái)務(wù)報(bào)表，達(dá)到現(xiàn)代化會(huì)計(jì)制度及其表格要求，通過高效的工具促進(jìn)報(bào)表數(shù)據(jù)的再利用、傳遞及儲(chǔ)存，防止了各類問題的發(fā)生，如財(cái)務(wù)軟件相同但版本不同或財(cái)務(wù)軟件不同都必須提供數(shù)據(jù)接口等問題，所以對(duì)于企業(yè)而言，一旦使用了XBRL，就能保證各類數(shù)據(jù)間的安全轉(zhuǎn)換，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)報(bào)告數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化。XBRL技術(shù)的實(shí)踐應(yīng)用，不斷拓寬了電子化財(cái)會(huì)檔案數(shù)據(jù)的范圍，同時(shí)還全面歸納匯總了標(biāo)準(zhǔn)接口達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)了財(cái)會(huì)信息數(shù)據(jù)的統(tǒng)一。

三、結(jié)語

信息化財(cái)會(huì)檔案和傳統(tǒng)的財(cái)會(huì)檔案具有緊密的聯(lián)系，相互配合協(xié)作，直接反映了企業(yè)未來財(cái)會(huì)規(guī)范化的方向。所以我們應(yīng)全面突出財(cái)會(huì)信息化的功能作用，加強(qiáng)財(cái)會(huì)檔案電子化管理。檔案管理人員應(yīng)緊跟信息化時(shí)代的發(fā)展步伐，積極探索各類先進(jìn)高效的檔案管理手段，更新管理理念，豐富檔案管理的技術(shù)含量，全面反映檔案的潛在價(jià)值，從而為企業(yè)創(chuàng)造更大的效益，推動(dòng)企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

1.孫瑾.會(huì)計(jì)信息化檔案管理中的問題及對(duì)策.人力資源管理，2010(4).

篇2

1 財(cái)會(huì)檔案管理的人為因素風(fēng)險(xiǎn)

風(fēng)險(xiǎn)主要為可能遇到的危險(xiǎn)或不確定性，財(cái)會(huì)檔案的風(fēng)險(xiǎn)主要來自于三方面的不確定性因素：一是人為因素，二是社會(huì)因素，三是自然因素戰(zhàn)爭或者火災(zāi)等由人主導(dǎo)的因素；物理因素，比如溫度、濕度的控制是否能保持檔案的最佳保存狀態(tài)，是否做好了遮陽遮光防范。

其中，人為因素是造成所有風(fēng)險(xiǎn)災(zāi)難的首要因素。研究表明，70%-80%的災(zāi)難是由人犯錯(cuò)誤造成的。對(duì)于檔案風(fēng)險(xiǎn)也多由人為因素引發(fā)，本文主要分析人為因素包含的各個(gè)方面。

1.1 領(lǐng)導(dǎo)層方面

財(cái)會(huì)檔案在各個(gè)行業(yè)中有著不同的意義，在銀行證券等金融行業(yè)中，財(cái)會(huì)檔案關(guān)系到金融資本的安全，是風(fēng)險(xiǎn)隱患中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)；但在以教學(xué)科研為主的高校，往往從學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)層開始就忽視財(cái)會(huì)檔案的重要性，在學(xué)校整體檔案管理中被排在次要位置。

研究顯示，85%的企業(yè)破產(chǎn)或者失敗源于領(lǐng)導(dǎo)層的錯(cuò)誤管控，而其中73%是源于高層的決策失誤。領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)于財(cái)會(huì)檔案的漠視，也使得財(cái)會(huì)檔案管理鮮有規(guī)范的制度條例來指導(dǎo)，這給財(cái)會(huì)檔案管理埋下了風(fēng)險(xiǎn)隱患。

1.2 部門間協(xié)作方面

財(cái)會(huì)檔案的管理涉及到財(cái)務(wù)部門和檔案部門，財(cái)務(wù)部門是財(cái)會(huì)檔案的形成部門，財(cái)務(wù)部門對(duì)財(cái)會(huì)檔案的收集、裝訂、整理、前期保管等工作將直接決定財(cái)會(huì)檔案的初期質(zhì)量。但財(cái)務(wù)部門并非專業(yè)的檔案管理部門，需要專業(yè)檔案部門的協(xié)助和配合，而一些高校檔案部門、財(cái)務(wù)部門以及與學(xué)校各二級(jí)單位三方面之間的聯(lián)系僅限于歸檔交接，并沒有建立良好的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制。由于部門間互相不了解彼此的工作模式和需求，缺乏明確的分工，使得部門間互相推諉，造成溝通障礙。

1.3 檔案部門管理方面

對(duì)高校檔案部門來說，檔案部門內(nèi)部管理水平?jīng)Q定著部門的文化和發(fā)展，是檔案部門能否完善運(yùn)行各類檔案管理的關(guān)鍵。檔案部門管理風(fēng)險(xiǎn)主要表現(xiàn)為：

一是檔案部門管理者領(lǐng)導(dǎo)水平欠缺，因其職業(yè)敏感性，對(duì)財(cái)會(huì)檔案人員的要求較高。二是檔案員工未能參與到風(fēng)險(xiǎn)決策中，職工提出的意見不被采納，打消了其工作積極性。三是檔案管理部門缺乏財(cái)會(huì)方面的專業(yè)知識(shí)，不注重與本校財(cái)會(huì)部門以及外界相關(guān)檔案部門的交流和學(xué)習(xí)，使得員工專業(yè)知識(shí)匱乏。

1.4 從業(yè)人員方面

檔案管理人員是接觸檔案最多的人員，也是指導(dǎo)歸檔和利用檔案的引導(dǎo)者，因此檔案管理人員的素質(zhì)決定了財(cái)會(huì)檔案的安全。財(cái)務(wù)檔案較其他檔案更為特殊，需要檔案管理人員兼?zhèn)錂n案管理能力和財(cái)務(wù)知識(shí)。。同時(shí)，財(cái)會(huì)檔案鮮有專門的人員進(jìn)行管理，人員流動(dòng)性大，導(dǎo)致工作接續(xù)出現(xiàn)問題，檔案部門在查檔過程中發(fā)現(xiàn)漏裝、錯(cuò)裝等問題時(shí)也會(huì)有未能及時(shí)反饋給財(cái)務(wù)部門等情況。

1.5 查檔人員方面

隨著高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，科研課題的審計(jì)工作也隨之增加，對(duì)學(xué)校資金收支分配情況和對(duì)科研課題相關(guān)的業(yè)務(wù)憑單等審計(jì)材料的查閱也相應(yīng)增加。在查檔高峰期，因?yàn)闄n案館的格局和人手不夠等限制，不能及時(shí)對(duì)查檔人員進(jìn)行監(jiān)管，造成了查檔隱患。同時(shí)，由于工作量大，工作實(shí)效要求高，因此為了提高工作效率，相關(guān)查檔老師也會(huì)派學(xué)生來檔案部門查詢財(cái)會(huì)檔案，這種委托的行為也可能給檔案管理造成風(fēng)險(xiǎn)隱患。

2 財(cái)會(huì)檔案的風(fēng)險(xiǎn)管控措施

財(cái)會(huì)檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理即預(yù)測未來的不確定性因素，并采取相應(yīng)的措施，以減少對(duì)檔案造成損失的過程。通過分析、識(shí)別和評(píng)估了上述人為因素可能造成的風(fēng)險(xiǎn)，可以從以下幾方面實(shí)施應(yīng)對(duì)措施：

2.1 提升財(cái)會(huì)檔案管理意識(shí)

要想提升財(cái)會(huì)檔案的管理水平，首相要從思想上扭轉(zhuǎn)對(duì)財(cái)會(huì)檔案的重視程度，提升財(cái)會(huì)檔案管理相關(guān)的人員的風(fēng)險(xiǎn)管控意識(shí)。首先，要讓學(xué)校管理者認(rèn)識(shí)到財(cái)會(huì)檔案風(fēng)險(xiǎn)管理對(duì)學(xué)校發(fā)展的重要性；其次，檔案部門要對(duì)財(cái)務(wù)部門及各二級(jí)單位相關(guān)人員普及檔案管理?xiàng)l例，加強(qiáng)其對(duì)檔案的前期整理水平及保管責(zé)任意識(shí)；第三，要通過采取各種安全方式教育和宣傳，加強(qiáng)職工的安全意識(shí)，形成全館的安全文化氛圍，做到人人參與，人人負(fù)責(zé)；第四，檔案館的從業(yè)人員更要以身作則，思想上加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案風(fēng)險(xiǎn)防范，行動(dòng)上改變被動(dòng)接收檔案的局面，減少倦怠情緒；最后，在檔案部門內(nèi)張貼查檔安全知識(shí)圖，重要的位置張貼警示標(biāo)志，讓風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)深入每個(gè)查檔人的心。

2.2 建立財(cái)會(huì)檔案管理制度。

要制定“從上而下”的安全管理制度，上至主管校領(lǐng)導(dǎo)、檔案館及財(cái)務(wù)處主管領(lǐng)導(dǎo)，下至財(cái)務(wù)處及相關(guān)部門兼職檔案員、財(cái)會(huì)檔案專職管理人員、查檔人員，將相關(guān)的責(zé)任分散到每個(gè)檔案從業(yè)人員身上，使每個(gè)人都明確自己的責(zé)任和權(quán)利，履行自己的義務(wù)。同時(shí)，制定檔案獎(jiǎng)懲制度，將違背財(cái)會(huì)檔案管理制度的行為予以指正，必要時(shí)限制查檔或通報(bào)，以加深其對(duì)財(cái)會(huì)檔案管理制度的執(zhí)行。

2.3 改進(jìn)檔案部門風(fēng)險(xiǎn)文化。

企業(yè)或組織的風(fēng)險(xiǎn)文化分為高責(zé)備文化和無責(zé)備文化。當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生后，領(lǐng)導(dǎo)者是否責(zé)備職工決定了其管理文化和管理水平。在檔案館風(fēng)險(xiǎn)文化塑造中，人是關(guān)鍵，要以人為本，提高館內(nèi)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)管控文化。檔案管理者首先要提高自己的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)能力，注意行事方法；其次，要建立良好的自上而下的溝通機(jī)制，共同成長進(jìn)步；再次，管理者要采取鼓勵(lì)機(jī)制，對(duì)及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的行為予以獎(jiǎng)勵(lì)；第四，管理者要學(xué)會(huì)權(quán)力下放，將主動(dòng)權(quán)交給具體負(fù)責(zé)財(cái)會(huì)檔案的職工，因?yàn)樗麄儾攀窃擃悪n案的直接管理員，對(duì)檔案的情況更為熟悉，因此要多采納他們的意見，賦予其更多的參與感與責(zé)任感，讓其從被動(dòng)接受領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)變成檔案的主導(dǎo)者；第五，合理利用資源，注重職工個(gè)人素質(zhì)全面發(fā)展，如邀請(qǐng)財(cái)務(wù)人員對(duì)本部門職工做財(cái)務(wù)專業(yè)知識(shí)的普及。

2.4 發(fā)展財(cái)會(huì)檔案信息化系統(tǒng)。

現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用在提高辦事效率的同時(shí)也降低了人為錯(cuò)誤的發(fā)生，財(cái)會(huì)檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理也需要信息化系統(tǒng)的支撐。首先，通過將財(cái)會(huì)檔案數(shù)字化，一些往來賬目可以以電子檔案的形式查閱，緩解了來館翻閱紙質(zhì)檔案造成壓力，也減少了人為監(jiān)督和指導(dǎo)查檔的工作強(qiáng)度，降低了人為錯(cuò)誤引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)；其次，加大對(duì)財(cái)會(huì)檔案數(shù)字化的硬件支持，提供先進(jìn)的設(shè)備，并培訓(xùn)財(cái)務(wù)檔案管理人員相關(guān)的電子檔案管理知識(shí)和信息化風(fēng)險(xiǎn)防范方法；第三，檔案部門要利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)創(chuàng)新，優(yōu)化部門網(wǎng)站建設(shè)，從各部門及教職工的需求出發(fā)，建立財(cái)會(huì)檔案專門頁面，普及財(cái)會(huì)檔案相關(guān)法律法規(guī)、專業(yè)知識(shí)、歸檔和查檔要求、操作流程等，減少溝通不善帶來的風(fēng)險(xiǎn)；第四開發(fā)檔案管理公眾號(hào)，利用自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，定期向教職工推送檔案工作內(nèi)容，并開發(fā)留言板及在線交流功能，讓公眾能參與到檔案館的建設(shè)中來，更好的改進(jìn)檔案管理工作。

3 總結(jié)

財(cái)會(huì)檔案是高校綜合檔案的重要組成部分，反映了高校某一時(shí)期的科研與教學(xué)活動(dòng)，是高校發(fā)展史的見證，關(guān)系到學(xué)校的發(fā)展動(dòng)向和今后的發(fā)展形勢(shì)。但是隨著風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)的增強(qiáng)，我們意識(shí)到人為因素導(dǎo)致的不確定性和風(fēng)險(xiǎn)越來越影響著財(cái)會(huì)檔案的命運(yùn)。本文從提升管理意識(shí)、制定風(fēng)險(xiǎn)制度、改進(jìn)風(fēng)險(xiǎn)文化和發(fā)展信息化系統(tǒng)方面對(duì)財(cái)會(huì)檔案提出了風(fēng)險(xiǎn)管控措施。這些措施的后期實(shí)施還需要根據(jù)實(shí)際情況不斷的調(diào)整和探索，以期實(shí)現(xiàn)優(yōu)化的全過程風(fēng)險(xiǎn)管理，確保財(cái)會(huì)檔案信息的

安全。

篇3

【關(guān)鍵詞】 高校； 會(huì)計(jì)； 檔案管理

中圖分類號(hào)：F230 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1004-5937（2014）09-0123-02

會(huì)計(jì)法是以處理會(huì)計(jì)事務(wù)的各種經(jīng)濟(jì)關(guān)系為對(duì)象。以此為核心，各級(jí)會(huì)計(jì)組織需對(duì)各類社會(huì)組織的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支進(jìn)行分析、檢查等經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)。高校作為立國之本的教育服務(wù)業(yè)，需加強(qiáng)貫徹十精神，切實(shí)有效履行國家賦予的重要社會(huì)責(zé)任，評(píng)價(jià)高校社會(huì)責(zé)任履行的效果，會(huì)計(jì)監(jiān)督必不可少，會(huì)計(jì)檔案管理作為這項(xiàng)工作的重要依據(jù)，亦顯得尤為重要。

一、會(huì)計(jì)檔案真實(shí)是推進(jìn)法制化管理的基礎(chǔ)

任何一個(gè)經(jīng)濟(jì)組織和團(tuán)體都離不開經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)責(zé)任的考核，而會(huì)計(jì)系統(tǒng)是這一歷史使命的直接承擔(dān)者，會(huì)計(jì)系統(tǒng)加工形成的報(bào)表的信息資料將成為重要的歷史檔案資料留作高校運(yùn)營管理等重要?dú)v史事件核查的重要依據(jù)，而會(huì)計(jì)資料檔案的真實(shí)性、完整性和可靠性是重要基礎(chǔ)。

（一）會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量決定了高校的考核質(zhì)量

會(huì)計(jì)資料是高校會(huì)計(jì)檔案的重要構(gòu)成部分，而會(huì)計(jì)資料一般是指高校會(huì)計(jì)人員根據(jù)法定程序加工而成的會(huì)計(jì)信息。這些會(huì)計(jì)資料為報(bào)表使用者展現(xiàn)了高校的財(cái)務(wù)狀況和各項(xiàng)預(yù)算資金運(yùn)用的合規(guī)性。現(xiàn)代社會(huì)中，高校會(huì)計(jì)信息的使用者已延伸至各層級(jí)的政府主管部門與監(jiān)管機(jī)構(gòu)，直接影響國家宏觀經(jīng)濟(jì)調(diào)控與教育體制改革與發(fā)展秩序。高校運(yùn)營管理是否踐行了法制化軌道，在其會(huì)計(jì)檔案中必將有明確體現(xiàn)，是上級(jí)機(jī)關(guān)事后考評(píng)的依據(jù)。低質(zhì)量的會(huì)計(jì)資料不可能作出客觀、高質(zhì)量的高校績效考核。

（二）會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量提供了教育產(chǎn)業(yè)反腐的利器

會(huì)計(jì)的基本職能是通過核算行使財(cái)務(wù)監(jiān)督職能，需以高校實(shí)際發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)為對(duì)象，以真實(shí)完整的會(huì)計(jì)資料檔案為依據(jù)，對(duì)高校的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行的檢查與控制，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部監(jiān)督職能，并為外部監(jiān)督機(jī)構(gòu)提供真實(shí)的高校會(huì)計(jì)資料進(jìn)行檢查鑒定，以便對(duì)高校運(yùn)營管理與會(huì)計(jì)管理的評(píng)價(jià)。近年來高校搬遷及其他基建工作中查處出來的腐敗案件，以及違規(guī)挪用教學(xué)科研經(jīng)費(fèi)等貪污案件，無一不是從會(huì)計(jì)檔案中找出端倪，無一不需要會(huì)計(jì)資料作為有力證據(jù)。

（三）會(huì)計(jì)檔案合規(guī)管理實(shí)現(xiàn)了管理手段的提升

我國《會(huì)計(jì)法》在立法宗旨和修訂內(nèi)容上，均對(duì)確保會(huì)計(jì)資料質(zhì)量、規(guī)范會(huì)計(jì)管理作出了明確的法律要求，表明《會(huì)計(jì)法》的根本任務(wù)就是規(guī)范會(huì)計(jì)活動(dòng)，力求會(huì)計(jì)資料完整可靠，為提高高校運(yùn)營管理和財(cái)務(wù)管理效率及穩(wěn)定財(cái)經(jīng)秩序保駕護(hù)航。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的廣泛運(yùn)用，在一定程度上也杜絕了手工賬務(wù)處理的隨意行為，對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了規(guī)范。為此，電子會(huì)計(jì)檔案的管理也顯得尤為重要。

二、會(huì)計(jì)檔案管理的局限與挑戰(zhàn)

會(huì)計(jì)資料檔案的真實(shí)完整性高度依賴于信息加工處理過程的可靠性，挑戰(zhàn)會(huì)計(jì)檔案資料真實(shí)性的主要影響因素包括會(huì)計(jì)制度體系的科學(xué)性、內(nèi)控體系的嚴(yán)密性和技術(shù)支持平臺(tái)的安全性。

（一）會(huì)計(jì)制度規(guī)范體系仍不夠細(xì)致

當(dāng)前體現(xiàn)國家宏觀調(diào)控政策意圖與市場管理目標(biāo)的高校會(huì)計(jì)管理體制還處于改革調(diào)整過程中，所執(zhí)行的會(huì)計(jì)制度相對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的資產(chǎn)組等概念而言完備性不足，對(duì)于高校自行采購的零星設(shè)備核算并未強(qiáng)制要求按項(xiàng)目進(jìn)行歸類核算，各高校容易從自身利益出發(fā)在法律框架范圍內(nèi)偏離法規(guī)主旨來謀求套取預(yù)算收入等的局部利益，通過將同一個(gè)較大項(xiàng)目的采購活動(dòng)規(guī)避在政府統(tǒng)一采購系統(tǒng)之外，化整為零，讓事后監(jiān)督無法將業(yè)務(wù)的真實(shí)面貌還原，給監(jiān)管帶來一定困難。在一定程度上誘發(fā)了會(huì)計(jì)資料造假，導(dǎo)致留存的會(huì)計(jì)檔案可靠性和完整性不足。而電算化手段引入會(huì)計(jì)工作之后，高校在修訂自身會(huì)計(jì)檔案管理制度等方面不夠及時(shí)，會(huì)計(jì)電算化檔案保管只注重?cái)?shù)據(jù)的保管而忽視數(shù)據(jù)環(huán)境（軟件系統(tǒng)和硬件環(huán)境）的管理，甚至因疏于管理導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案的自然損壞甚至人為破壞，形成會(huì)計(jì)資料信息失真的潛在風(fēng)險(xiǎn)。

（二）利益驅(qū)動(dòng)導(dǎo)致造假，內(nèi)控措施不到位

當(dāng)前市場上銷售的企業(yè)會(huì)計(jì)電算化軟件在基本界面上能夠防范操作人員的舞弊行為，但出于特殊需要的高校部分會(huì)計(jì)管理軟件，則可能通過自行開發(fā)實(shí)現(xiàn)，雖然操作界面并不出現(xiàn)后臺(tái)數(shù)據(jù)管理窗口，但可通過快捷組合熱鍵開啟這類隱藏?cái)?shù)據(jù)管理窗口。部分高校管理者出于自身利益的考慮，試圖利用電算化會(huì)計(jì)系的隱藏?cái)?shù)據(jù)管理窗口來操縱謀求局部利益，試圖給小集體帶來額外的經(jīng)濟(jì)收益，被修改過的會(huì)計(jì)系統(tǒng)所披露的會(huì)計(jì)信息體現(xiàn)了其自身利益最優(yōu)的結(jié)果，不能反映高校預(yù)算執(zhí)行的實(shí)際效果，屬于有動(dòng)機(jī)地操縱會(huì)計(jì)系統(tǒng)生成了虛假信息，降低了會(huì)計(jì)資料檔案的真實(shí)性和可靠性。

（三）會(huì)計(jì)支持系統(tǒng)的安全性仍留隱患

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)越來越多地滲透到人們工作與生活的方方面面，各高校已經(jīng)推行了會(huì)計(jì)電算化核算管理，使得防控會(huì)計(jì)舞弊更為隱蔽，查處難度被加大，會(huì)計(jì)檔案真實(shí)性受到挑戰(zhàn)。除了一些單機(jī)版會(huì)計(jì)電算化軟件會(huì)隱藏快捷熱鍵開啟的數(shù)據(jù)管理窗口可供隱蔽修改業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)外，基于自建服務(wù)器使用的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)，也可以與軟件提供商的售后服務(wù)人員通過軟件維護(hù)途徑直接在服務(wù)器上篡改相關(guān)數(shù)據(jù)，操作手段更為隱蔽，這些行為的專門立法尚未引起重視。此外，基于網(wǎng)絡(luò)的會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)還存在著諸多安全隱患，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的開放性，易被病毒攻擊等不利因素依然存在。若不強(qiáng)化系統(tǒng)控制，電算化會(huì)計(jì)帶來的危害和損失將遠(yuǎn)高于手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)。

三、多角度創(chuàng)新會(huì)計(jì)檔案管理模式

會(huì)計(jì)檔案管理的日趨規(guī)范是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要高校管理層高度重視，并有效做好管理制度建設(shè)、管理技術(shù)手段升級(jí)和從業(yè)人員同步提升等有效的配套管理工作方能顯示出成效。

（一）制度建設(shè)上實(shí)施統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下的分級(jí)管理

要緊緊圍繞國家財(cái)政部及檔案局在2011年聯(lián)合下發(fā)的會(huì)計(jì)檔案的管理辦法征求意見稿開展檔案管理工作，建立統(tǒng)一而明確的會(huì)計(jì)檔案管理工作制度，即會(huì)計(jì)檔案管理需實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的模式。建議進(jìn)一步細(xì)化、同級(jí)財(cái)政部分作為統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)主體，將高校電算化條件下的會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)行權(quán)限分離，軟件的正常核算操作由高校自行管理，而數(shù)據(jù)的后臺(tái)維護(hù)則由上級(jí)主管部門統(tǒng)一采購和付費(fèi)，一旦發(fā)現(xiàn)協(xié)助高校違規(guī)篡改數(shù)據(jù)行為，將解除服務(wù)合同，并向公安機(jī)關(guān)報(bào)案，加大其違規(guī)成本。

（二）技術(shù)手段上采用未來通用的報(bào)表格式

會(huì)計(jì)文件和相關(guān)法規(guī)等文檔資料的保存通常需要用專門的會(huì)計(jì)軟件來處理。我國正著手開始采用XBRL（eXtensible Business Reporting Language，可擴(kuò)展商業(yè)報(bào)告語言）各項(xiàng)準(zhǔn)備和試運(yùn)行工作。這一技術(shù)基于互聯(lián)網(wǎng)傳遞數(shù)據(jù)，避免數(shù)據(jù)服務(wù)器存在于高校本地，可統(tǒng)一建立在同級(jí)或上級(jí)財(cái)政管理部門，杜絕后臺(tái)進(jìn)入服務(wù)器修改數(shù)據(jù)庫的可能。同時(shí)，采用這一獨(dú)立而開放的國際標(biāo)準(zhǔn)語言后，可對(duì)信息進(jìn)行分類并加上標(biāo)簽，就使得這些信息在經(jīng)濟(jì)組織內(nèi)部和外部能夠更加方便有效地對(duì)財(cái)務(wù)信息進(jìn)行自動(dòng)搜尋與使用。隨著會(huì)計(jì)報(bào)告范圍的延伸，也能促使改變當(dāng)前單一的通用財(cái)務(wù)報(bào)告模式轉(zhuǎn)向更豐富多樣的交互財(cái)務(wù)報(bào)告模式，為會(huì)計(jì)信息需求者更加高效利用會(huì)計(jì)資料檔案提供便利。

（三）從業(yè)準(zhǔn)入上持續(xù)提高檔案從業(yè)人員職業(yè)素質(zhì)

要實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理工作的連續(xù)性和有效性，會(huì)計(jì)檔案管理人員不僅需具備優(yōu)秀的職業(yè)道德素質(zhì)，也要具備一定的會(huì)計(jì)從業(yè)知識(shí)，對(duì)會(huì)計(jì)基本流程和要素具有職業(yè)敏感性。不能把會(huì)計(jì)檔案管理當(dāng)成普通圖書管理員的角色，不僅要在崗位準(zhǔn)入上和工作中能切實(shí)堅(jiān)持履行職責(zé)，遵守各項(xiàng)法規(guī)，模范履行會(huì)計(jì)檔案管理工作中的各項(xiàng)規(guī)章制度，保持廉潔與公正，還要加強(qiáng)對(duì)審計(jì)業(yè)務(wù)、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)安全、會(huì)計(jì)電算化等信息技術(shù)的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，加大檔案管理者對(duì)前臺(tái)財(cái)務(wù)核算人員的后期監(jiān)督與約束作用。

【參考文獻(xiàn)】

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[2] 魏黎.會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量控制的基本途徑[J].黑龍江檔案，2009（4）.

篇4

【關(guān)鍵詞】 財(cái)務(wù)共享模式； 會(huì)計(jì)檔案管理； 路徑

財(cái)政部的一項(xiàng)研究(2006)勾勒出財(cái)務(wù)組織的未來：工作重心開始轉(zhuǎn)向以股東價(jià)值創(chuàng)造為基礎(chǔ)參與公司戰(zhàn)略，財(cái)務(wù)變革呈現(xiàn)出以決策支持為導(dǎo)向、面向經(jīng)營提供服務(wù)、優(yōu)化財(cái)務(wù)組織降低成本等趨勢(shì)，并最終構(gòu)筑出一套高效精簡的企業(yè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)。財(cái)務(wù)共享模式的建立正是這些變化中的重要一環(huán)。

企業(yè)建立財(cái)務(wù)共享模式必然導(dǎo)致企業(yè)財(cái)務(wù)體系、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理環(huán)境發(fā)生變化，引導(dǎo)企業(yè)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作、特別是企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行變革。

一、會(huì)計(jì)檔案管理環(huán)境：基于財(cái)務(wù)共享模式下的變化分析

一般認(rèn)為，財(cái)務(wù)共享是成立專門內(nèi)部機(jī)構(gòu)（即財(cái)務(wù)共享服務(wù)機(jī)構(gòu)，F(xiàn)inancial Shared Service Center，以下簡稱 “FSSC”），在企業(yè)內(nèi)部提供標(biāo)準(zhǔn)化、高效率的財(cái)務(wù)服務(wù)――基于企業(yè)集中處理規(guī)模化交易的成本效應(yīng)。吳一平（2009）進(jìn)一步認(rèn)為，除了提供基于規(guī)模成本效應(yīng)的事務(wù)性處理功能為主的服務(wù)外，財(cái)務(wù)共享所提供的服務(wù)內(nèi)容還應(yīng)包括以提高價(jià)值為主的專業(yè)建議，如稅務(wù)、資金管理等。財(cái)務(wù)共享模式的運(yùn)用具有廣泛意義，其最基本的作用在于降低成本；除此以外，還可以使企業(yè)集團(tuán)優(yōu)化資源配置、提高系統(tǒng)效率、提高客戶滿意度并強(qiáng)化核心能力等（張瑞君、陳虎、胡耀光、常艷，2008）。

2005年，由于急劇擴(kuò)張帶來的管理壓力，國內(nèi)大企業(yè)集團(tuán)中興通信等開始推行財(cái)務(wù)共享模式，財(cái)務(wù)共享服務(wù)理念開始風(fēng)行。財(cái)務(wù)共享模式在企業(yè)財(cái)務(wù)組織中的推行，為會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，特別是會(huì)計(jì)檔案管理――環(huán)境帶來重要變化。

1.從會(huì)計(jì)檔案的管理體系上看，財(cái)務(wù)共享模式的建立往往導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理體制重心從原來依賴經(jīng)營實(shí)體的屬地化財(cái)務(wù)管理體系變遷到依賴FSSC構(gòu)筑的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，在新體系尚不完善的情況下，推行財(cái)務(wù)共享模式可能會(huì)對(duì)傳統(tǒng)的屬地化財(cái)務(wù)管理體系、特別是屬地化會(huì)計(jì)檔案管理體系形成沖擊。

2.國內(nèi)大部分FSSC建立的財(cái)務(wù)共享模式大多借鑒西方模式，即依賴建設(shè)影像系統(tǒng)遠(yuǎn)程提供的影像資料（電子會(huì)計(jì)檔案）進(jìn)行操作，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案在形成影像資料后受重視程度降低，其收集、整理、保管方式及時(shí)間安排，以及與FSSC生成的記賬憑證是否匹配裝訂等問題既受國內(nèi)相關(guān)法規(guī)管理，也受企業(yè)建立共享模式后的成本預(yù)算約束。財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)檔案管理在完整性、合規(guī)性方面受到考驗(yàn)。

3.從會(huì)計(jì)檔案形成過程上看，會(huì)計(jì)檔案形成鏈條正在加長。推行財(cái)務(wù)共享模式的大企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)管理模式從橫向的屬地化財(cái)務(wù)管理體系過渡到縱向的FSSC標(biāo)準(zhǔn)化流程管理體系，會(huì)計(jì)檔案的形成從單純?cè)趯俚刈兂蓮膶俚匾恢毖由斓紽SSC，過程長、環(huán)節(jié)多、鏈條長，其間介入多種崗位角色如收集、影像化、審核、傳遞、稽核、歸檔、整理、成檔等崗位增多，而各崗位和職責(zé)可能分別隸屬于FSSC或?qū)俚刂黧w，存在交叉現(xiàn)象，使原來基于屬地主體的管理責(zé)任開始模糊，甚至隨著財(cái)務(wù)變革和共享模式建立過程出現(xiàn)缺失。屬地化管理可以輕易發(fā)現(xiàn)剔除的風(fēng)險(xiǎn)問題往往到會(huì)計(jì)檔案歸檔或歸檔環(huán)節(jié)后才發(fā)現(xiàn)，甚或一直無法發(fā)現(xiàn)。

4.會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作、會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量控制和責(zé)任主體發(fā)生變化，F(xiàn)SSC作為會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量控制的最終主體參與到會(huì)計(jì)檔案形成過程中，并對(duì)會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量承擔(dān)整體責(zé)任，會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量控制已經(jīng)成為FSSC加強(qiáng)內(nèi)部控制并滿足外部監(jiān)管要求的重要環(huán)節(jié)。

5.除紙質(zhì)媒介外，會(huì)計(jì)檔案的形成、保管、調(diào)閱環(huán)節(jié)還出現(xiàn)了電子媒介會(huì)計(jì)檔案。生成電子會(huì)計(jì)檔案可以為會(huì)計(jì)檔案信息存儲(chǔ)、利用等方面創(chuàng)造條件，但也產(chǎn)生了諸如新內(nèi)控防范點(diǎn)設(shè)置、會(huì)計(jì)檔案完全數(shù)據(jù)化（影像化）難度、電子文檔存儲(chǔ)利用合法合規(guī)性、大量自動(dòng)或半自動(dòng)生成的過多集成、系統(tǒng)、清賬憑證等新問題。

二、環(huán)境變遷條件下會(huì)計(jì)檔案管理工作的特點(diǎn)與內(nèi)涵

（一）會(huì)計(jì)檔案管理環(huán)境發(fā)生的變遷，導(dǎo)致財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)檔案管理工作呈現(xiàn)以下特點(diǎn)

1.從工作地點(diǎn)上看，由于財(cái)務(wù)共享模式建立是變橫向的屬地財(cái)務(wù)管理體系為縱向的FSSC標(biāo)準(zhǔn)化流程管理體系，為符合《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》的會(huì)計(jì)檔案裝訂、完整性等要求，并滿足企業(yè)基于共享模式下紙質(zhì)和電子會(huì)計(jì)檔案并行情況的內(nèi)控要求，紙質(zhì)和電子會(huì)計(jì)檔案會(huì)從屬地流向FSSC所在地，完成其空間轉(zhuǎn)移過程，無論其轉(zhuǎn)移發(fā)生時(shí)間是會(huì)計(jì)檔案發(fā)生當(dāng)期還是以后各期。

2.從工作范圍上看，財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)檔案從屬地流向FSSC所在地的過程還伴隨發(fā)生會(huì)計(jì)檔案收集整理、數(shù)據(jù)化（影像化，掃描）、流轉(zhuǎn)過程管理、質(zhì)量管理、風(fēng)險(xiǎn)控制、成檔等多項(xiàng)工作。會(huì)計(jì)檔案管理的工作范圍與從前局限在成檔后的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理相比，又向前延伸到會(huì)計(jì)檔案成檔前的多個(gè)環(huán)節(jié)；從以前僅僅局限于某屬地，進(jìn)一步延伸到FSSC提供財(cái)務(wù)共享服務(wù)的全范圍。

3.從工作內(nèi)容上看，財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)檔案管理不僅僅是事后收集整理，以及由此延伸出來的標(biāo)準(zhǔn)制訂和執(zhí)行監(jiān)督工作，還包括組織、協(xié)調(diào)會(huì)計(jì)檔案流轉(zhuǎn)各個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)會(huì)計(jì)檔案中可能體現(xiàn)、包含的各種風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行甄別、處理、控制，包括會(huì)計(jì)檔案信息的整合及多角度、全方位、長距離的充分、有效利用，包括會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)保管模式、標(biāo)準(zhǔn)的研制與革新。

4.從政策條件配合上看，財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)管理觀念、歸檔手段、存儲(chǔ)方式等的改革要求與現(xiàn)行相對(duì)滯后的法律法規(guī)要求存在一定差距，仍需要一定時(shí)期的磨合；政策方面對(duì)財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)檔案管理工作的內(nèi)涵、方式、范圍、觀念、要求等方面缺乏認(rèn)識(shí)，短期內(nèi)難以突破和創(chuàng)新。

5.會(huì)計(jì)檔案介質(zhì)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介為主轉(zhuǎn)向紙質(zhì)和電子媒介并重，從屬地化紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案流轉(zhuǎn)走向紙質(zhì)和電子會(huì)計(jì)檔案流轉(zhuǎn)并行且日趨分離。由于財(cái)務(wù)共享模式下工作的流程化、標(biāo)準(zhǔn)化，日趨分離的會(huì)計(jì)檔案并行流轉(zhuǎn)流程實(shí)際上成為會(huì)計(jì)稽核體系和會(huì)計(jì)檔案管理工作重構(gòu)的客觀條件。

（二）財(cái)務(wù)共字模式下，會(huì)計(jì)欄案管理工作的內(nèi)涵

根據(jù)對(duì)財(cái)務(wù)共享模式下會(huì)計(jì)檔案管理環(huán)境變遷的認(rèn)識(shí)，以及會(huì)計(jì)檔案管理工作的特點(diǎn)，筆者認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案管理工作的內(nèi)涵已經(jīng)發(fā)生了實(shí)質(zhì)變化。財(cái)務(wù)共享環(huán)境下的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作應(yīng)該跳出傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理觀念，從會(huì)計(jì)檔案的縱向流程和成檔鏈條上的多環(huán)節(jié)、多崗位角度考慮，從風(fēng)險(xiǎn)控制、質(zhì)量保證和會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)服務(wù)三方面重新確定會(huì)計(jì)檔案管理工作的內(nèi)涵。

1.財(cái)務(wù)共享模式下，原來屬地財(cái)務(wù)管理體系下的會(huì)計(jì)稽核責(zé)任被取消并由FSSC取而代之，F(xiàn)SSC核算會(huì)計(jì)依賴影像系統(tǒng)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行局部會(huì)計(jì)稽核，進(jìn)入FSSC的各種紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性，其與相關(guān)影像資料是否保持一致，是否遵循統(tǒng)一的法律法規(guī)或內(nèi)部規(guī)定，對(duì)原來不相一致的業(yè)務(wù)處理和會(huì)計(jì)檔案標(biāo)準(zhǔn)重新標(biāo)準(zhǔn)化等問題成為財(cái)務(wù)共享模式下需要面對(duì)的新的內(nèi)控防范點(diǎn)，不加以防范可能會(huì)影響核算整體質(zhì)量并造成支付風(fēng)險(xiǎn)。

因此，風(fēng)險(xiǎn)控制成為財(cái)務(wù)共享模式下會(huì)計(jì)檔案管理工作內(nèi)涵的第一項(xiàng)，主要解決隨會(huì)計(jì)檔案流轉(zhuǎn)進(jìn)入FSSC的外部風(fēng)險(xiǎn)。

2.財(cái)務(wù)共享模式是基于流程化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)規(guī)模化處理，以求節(jié)約成本。大量存在均衡性、標(biāo)準(zhǔn)化差異的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)入FSSC進(jìn)行處理，其處理結(jié)果和質(zhì)量是否能保持基本一致、并且在對(duì)外輸出時(shí)不影響核算質(zhì)量及內(nèi)控監(jiān)管成為需要考慮的重要問題。質(zhì)量保證就是希望通過標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化手段控制在FSSC內(nèi)部流轉(zhuǎn)的會(huì)計(jì)檔案的加工處理質(zhì)量，防止處理偏差，防范自身操作失誤可能帶來的風(fēng)險(xiǎn)，最終保證財(cái)務(wù)共享整體服務(wù)質(zhì)量。

因此，質(zhì)量保證是財(cái)務(wù)共享模式下會(huì)計(jì)檔案管理工作內(nèi)涵的第二項(xiàng)，主要解決FSSC內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案處理質(zhì)量瑕疵、失誤或不一致性的風(fēng)險(xiǎn)。值得一提的是，財(cái)務(wù)共享模式下出現(xiàn)的紙質(zhì)和電子會(huì)計(jì)檔案并存情形，使保證雙方品質(zhì)和一致性并得到政府行業(yè)管理部門認(rèn)可成為日后推廣以電子會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱為主、紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱為補(bǔ)充的檔案使用模式的基礎(chǔ)。

3.剔除和控制會(huì)計(jì)檔案外部風(fēng)險(xiǎn)和內(nèi)部質(zhì)量問題后需要考慮的是集中化管理會(huì)計(jì)檔案服務(wù)質(zhì)量和感知如何提升、延伸和革新會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)和規(guī)范管理等問題，具體包括紙質(zhì)和電子會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)、備份、日常保管、調(diào)閱及遠(yuǎn)程調(diào)用、整合利用，以及原有存儲(chǔ)模式革新和低碳化問題等。

會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)服務(wù)屬于傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理工作范圍，但結(jié)合會(huì)計(jì)檔案管理工作電子化、低碳化、遠(yuǎn)程調(diào)閱和決策支撐等行業(yè)變化新趨勢(shì)，這項(xiàng)工作被賦予新的內(nèi)涵。

究其實(shí)質(zhì)，財(cái)務(wù)共享模式下的會(huì)計(jì)檔案管理工作其實(shí)就是財(cái)務(wù)共享實(shí)施過程中各類會(huì)計(jì)檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化及檔案信息綜合利用，是基于會(huì)計(jì)檔案生成、流轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)形成的會(huì)計(jì)稽核和內(nèi)控系統(tǒng)。

三、未來之路：基于共享模式的判斷

20世紀(jì)80年代，西方經(jīng)濟(jì)發(fā)展緩慢，為追求成本節(jié)約，福特汽車在歐洲設(shè)立第一個(gè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。從那時(shí)起，財(cái)務(wù)共享模式成為全球絕大多數(shù)跨國公司、500強(qiáng)企業(yè)節(jié)約成本的重要工具，經(jīng)濟(jì)全球化及網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)推動(dòng)了這一趨勢(shì)不斷增強(qiáng)。

中國企業(yè)推行財(cái)務(wù)共享模式對(duì)節(jié)約企業(yè)成本、增強(qiáng)企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)管控力度等方面也有很大好處，但由于傳統(tǒng)管理理念以及特殊的發(fā)票管理體制等原因，中國企業(yè)推行財(cái)務(wù)共享模式的同時(shí)也面對(duì)國家對(duì)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作、特別是會(huì)計(jì)檔案工作更加嚴(yán)格的管理，構(gòu)成了中國推行財(cái)務(wù)共享模式不可避免的成本。

既然不可避免，就要努力轉(zhuǎn)化。可能路徑有：

（一）擴(kuò)大處理規(guī)模

在財(cái)務(wù)共享的基本模式下，進(jìn)一步整合與會(huì)計(jì)檔案各環(huán)節(jié)相關(guān)聯(lián)的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，在綜合平衡寄送、存儲(chǔ)、溝通的成本基礎(chǔ)上，建設(shè)統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化處理平臺(tái)，通過規(guī)模效應(yīng)平衡與會(huì)計(jì)檔案處理工作相關(guān)的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作成本；而在規(guī)模基礎(chǔ)上的標(biāo)準(zhǔn)化形成國家及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)后，大型企業(yè)FSSC會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)處理能力甚至可以考慮對(duì)外承接更多會(huì)計(jì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)化處理工作，加快回收建設(shè)FSSC所投入的成本。

（二）增加處理事項(xiàng)

在財(cái)務(wù)共享的基本流程上，綜合利用會(huì)計(jì)檔案的生成、流轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)增加提取或處理審計(jì)、風(fēng)險(xiǎn)控制、其它業(yè)務(wù)管理等部門所需要的基礎(chǔ)信息或事項(xiàng)并進(jìn)行初步加工，作為上述部門日常管理和發(fā)現(xiàn)問題的數(shù)據(jù)來源，減少上述部門日常基礎(chǔ)檢查工作成本及頻繁調(diào)用會(huì)計(jì)檔案導(dǎo)致的成本。比如在檔案形成后進(jìn)行檔案稽核，不僅可以檢查以前環(huán)節(jié)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作質(zhì)量和存在的問題，還可以通過統(tǒng)計(jì)手段和標(biāo)準(zhǔn)化方式提取、記錄、整理會(huì)計(jì)檔案中體現(xiàn)的、不同業(yè)務(wù)處理可能存在的問題、瑕疵或征兆，尋找業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，并定期出具檢查結(jié)果報(bào)告提供給相關(guān)職能部門進(jìn)行共享。

在中國特定國情下推行的財(cái)務(wù)共享模式，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作從原來橫向、屬地化處理特征轉(zhuǎn)化為縱向、流程化處理特征，并與縱向處理流程各環(huán)節(jié)進(jìn)一步融合。無論從形式還是內(nèi)涵上看，會(huì)計(jì)檔案管理工作都已發(fā)生變化，需要以新的眼光審視和積極把握。在財(cái)務(wù)共享模式剛剛起步的今天，最需要的就是盡快探索并推出基于新環(huán)境、新內(nèi)涵的會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)工作行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。

【參考文獻(xiàn)】

［1］ 上海國家會(huì)計(jì)學(xué)院.成為勝任的CFO

――中國CFO能力框架研究報(bào)告[M].經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社，2006.

篇5

會(huì)計(jì)檔案亦是企業(yè)檔案的重要組成部分，多年來始終受到國家財(cái)政與檔案主管機(jī)關(guān)重視：1984年，財(cái)政部和國家檔案局聯(lián)合下發(fā)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》；1998年8月，財(cái)政部、國家檔案局針對(duì)我國市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展，經(jīng)濟(jì)和會(huì)計(jì)工作中的新情況、新問題及原會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定中不適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和會(huì)計(jì)改革要求的問題，重新修訂了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》；1999年頒布的《會(huì)計(jì)法》。國家一系列法律法規(guī)不僅為會(huì)計(jì)檔案管理提供了法律依據(jù)，同時(shí)表明在市場經(jīng)濟(jì)條件下和建立現(xiàn)代企業(yè)制度進(jìn)程中，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，對(duì)于貫徹執(zhí)行《會(huì)計(jì)法》，提高會(huì)計(jì)工作科學(xué)化、規(guī)范化水平具有重要意義和作用。

為加強(qiáng)我國會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管理，《會(huì)計(jì)法》原則規(guī)定了會(huì)計(jì)檔案的范圍、保管、銷毀等問題，從而將會(huì)計(jì)檔案管理納入法制化軌道。會(huì)計(jì)檔案管理是一項(xiàng)技術(shù)性、政策性都很強(qiáng)的工作，為此，《會(huì)計(jì)法》授權(quán)國務(wù)院財(cái)政部門會(huì)同有關(guān)部門制定《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀，以及單位變更后的會(huì)計(jì)檔案管理等問題作出了更加明確的規(guī)定。

各種法規(guī)頒布以來，我集團(tuán)堅(jiān)持把會(huì)計(jì)檔案管理作為企業(yè)檔案工作的重要內(nèi)容，先后制定了《會(huì)計(jì)檔案管理暫行規(guī)定》、《會(huì)計(jì)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)》等制度標(biāo)準(zhǔn)，推行了會(huì)計(jì)檔案集中統(tǒng)一管理，集團(tuán)公司主要生產(chǎn)、輔助單位的會(huì)計(jì)檔案紛紛移交檔案部門保管，提高了會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理水平。1999年，根據(jù)國家頒布的《會(huì)計(jì)法》，結(jié)合我集團(tuán)實(shí)際情況，檔案主管部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門重新修訂了我集團(tuán)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，加大了會(huì)計(jì)檔案管理力度，進(jìn)一步提高了我集團(tuán)會(huì)計(jì)檔案工作的管理水平。具體體現(xiàn)在以下諸方面：

一、對(duì)交由檔案部門管理的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行了系統(tǒng)整理、排列、編目，有的檔案室還引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理模式，形成了比較好的管理基礎(chǔ)，為及時(shí)、快捷查閱創(chuàng)造了條件。

二、會(huì)計(jì)檔案移交檔案部門管理，減輕了會(huì)計(jì)人員負(fù)擔(dān)。確保了會(huì)計(jì)核算材料的安全質(zhì)量。

三、對(duì)會(huì)計(jì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，符合檔案法規(guī)要求，使企業(yè)檔案更加齊全完整。

四、由于會(huì)計(jì)檔案借閱實(shí)行嚴(yán)格的審批手續(xù)，使查閱利用控制在允許范圍，有效保護(hù)了企業(yè)秘密。

五、會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化，促進(jìn)了會(huì)計(jì)檔案作用發(fā)揮。據(jù)統(tǒng)計(jì)，近年來會(huì)計(jì)檔案為我集團(tuán)內(nèi)部審計(jì)、清產(chǎn)核資、追收欠款、解決經(jīng)濟(jì)糾紛、維護(hù)合法權(quán)益提供了依據(jù)和參考。取得明顯成效與經(jīng)濟(jì)效益。

六、集團(tuán)公司實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后，按照國家有關(guān)規(guī)定制定了相應(yīng)的實(shí)施細(xì)則，對(duì)會(huì)計(jì)檔案存檔手續(xù)、保證備份數(shù)據(jù)的安全：打印輸出的憑證、帳冊(cè)、報(bào)表等書面形式的會(huì)計(jì)檔案管理：對(duì)隨計(jì)算機(jī)配置而來的操作系統(tǒng)、各類應(yīng)用程序軟件以及購買的商品化會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)軟件和以上軟件的備份磁盤，均作為會(huì)計(jì)檔案保管；同時(shí)對(duì)備份磁盤會(huì)計(jì)檔案出借的管理及對(duì)偽造、非法涂改變更、故意毀壞數(shù)據(jù)文件、帳冊(cè)、備份磁盤等的行為的處置都做了詳細(xì)的規(guī)定，通過一系列可操作性的規(guī)定，不僅完善了內(nèi)控制度也保證了會(huì)計(jì)檔案完好。

縱觀我集團(tuán)會(huì)計(jì)檔案管理工作，雖然取得一定成績，但也存在一些問題：

(一)少數(shù)單位的會(huì)計(jì)檔案未能按法規(guī)要求管理。《會(huì)計(jì)法》規(guī)定“當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管”。截止目前，我集團(tuán)少數(shù)輔助單位或“三產(chǎn)”企業(yè)仍存在著會(huì)計(jì)部門自行保管會(huì)計(jì)檔案現(xiàn)象。

(二)部分超過保管期限的會(huì)計(jì)檔案不能及時(shí)鑒定銷毀。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，保管期限已滿的會(huì)計(jì)檔案除未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證不得銷毀外，可以按照?qǐng)?bào)批程序銷毀。由于很多應(yīng)銷毀會(huì)計(jì)檔案不能正常銷毀，加大了檔案部門工作量，并影響檔案庫房、裝具合理使用。

(三)會(huì)計(jì)電算化給會(huì)計(jì)檔案管理帶來的新問題亟待解決。伴隨會(huì)計(jì)電算化技術(shù)的普遍應(yīng)用，與之俱來的會(huì)計(jì)電算化所形成會(huì)計(jì)核算材料的歸檔、保管、利用問題，檔案部門目前尚無較為明確的管理規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，還有待研究探討。

為深入貫徹落實(shí)《會(huì)計(jì)法》，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，筆者建議如下：

一、提高認(rèn)識(shí)，把會(huì)計(jì)檔案管理作為貫徹《會(huì)計(jì)法》的一項(xiàng)內(nèi)容來抓。會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)工作組成部分，直接關(guān)乎企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平和經(jīng)濟(jì)效益。有關(guān)方面應(yīng)把會(huì)計(jì)檔案管理作為貫徹《會(huì)計(jì)法》的具體內(nèi)容，為規(guī)范有序的會(huì)計(jì)工作夯實(shí)基礎(chǔ)。