采購檔案管理的重要性精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識(shí)的探索者，寫作是一種獨(dú)特的藝術(shù)，我們?yōu)槟鷾?zhǔn)備了不同風(fēng)格的5篇采購檔案管理的重要性，期待它們能激發(fā)您的靈感。

篇1

湖北日?qǐng)?bào)傳媒集團(tuán) 430077

[摘要]在我們的日常采購活動(dòng)中，采購檔案管理是一個(gè)非常關(guān)鍵性的步驟，它作為采購活動(dòng)的記錄方式，從客觀的角度為我們的管理提供依據(jù)，具有很高的實(shí)證性，也比較利于當(dāng)前開展的反腐倡廉。所以從嚴(yán)格意義上來說，采購檔案管理是對(duì)我們的采購活動(dòng)進(jìn)行評(píng)估、監(jiān)督、處理投訴等等活動(dòng)的基礎(chǔ)，在企業(yè)管理這占據(jù)不小的份額，必須得到我們的重視。

[

關(guān)鍵詞 ]采購檔案；管理；對(duì)策

1、采購檔案管理的重要性

當(dāng)前我國(guó)許多企業(yè)的采購檔案管理制度是非常不完善的，這無疑對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展形成很大的不利。采購檔案作為記錄采購過程的書面材料，是客觀的，具有非常高的實(shí)際意義，對(duì)于企業(yè)后期采購活動(dòng)的開展、效果的評(píng)估、突發(fā)事件的處理等等都具有積極作用，所以在企業(yè)生產(chǎn)過程中是非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。

2、采購檔案管理中存在的問題

2.1專業(yè)人員缺乏，管理質(zhì)量差

從我國(guó)企業(yè)采購檔案管理的現(xiàn)狀來看，結(jié)果是觸目驚心的，大多數(shù)企業(yè)沒有給予一定的重視，在采購檔案管理上問題多發(fā)，其中最重要的一個(gè)方面就是在人才的配備上。許多企業(yè)認(rèn)為采購檔案管理是可有可無的，所以從意識(shí)上就忽略了，人員往往是沒有經(jīng)驗(yàn)和相關(guān)資質(zhì)的人員，缺乏必要的專業(yè)性，甚至許多企業(yè)的采購檔案管理人員還肩負(fù)著其他職責(zé)，沒有形成專人專職，這無疑導(dǎo)致檔案管理的質(zhì)量非常差。

2.2檔案收集周期長(zhǎng)，影響歸檔完整性

從我國(guó)當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)狀來看，很多采購中心在工作過程中往往沒有嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定，采購資料的填寫和收集存在著很嚴(yán)重的問題，所以完整性得不到保證。實(shí)際生活中有這樣的問題，采購中心不能出具驗(yàn)收證明或者是在合同簽訂方面出現(xiàn)問題等等，都可能影響采購檔案的存檔。當(dāng)前我國(guó)的投訴機(jī)制存在著較大問題，進(jìn)行投訴的周期和程序比較長(zhǎng)，如果是越部門投訴往往因?yàn)樯霞?jí)領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間原因而被擱置，這就導(dǎo)致檔案的收集周期被拉長(zhǎng)，檔案的完整性受到嚴(yán)重影響。

2.3檔案管理與使用脫節(jié)

眾所周知，檔案是為我們的生產(chǎn)生活服務(wù)的，必須對(duì)檔案進(jìn)行良好的應(yīng)用才能發(fā)揮它的作用，才能體現(xiàn)出檔案的效應(yīng)。我國(guó)許多企業(yè)的檔案往往是為企業(yè)提供一些具有專業(yè)水平的技術(shù)參數(shù)或者是企業(yè)近期的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況，也包括一些企業(yè)的政策方針、文化特色等等，這些可以在制作標(biāo)書或者是進(jìn)行評(píng)分的過程中提供良好的理論依據(jù)。對(duì)于供應(yīng)商來說，原始性的證明材料是資質(zhì)相關(guān)的一些資料，可以在投標(biāo)、中標(biāo)過程中提供依據(jù)。從我國(guó)當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)狀來看，檔案的使用效率非常低，這在很大程度上是資源的浪費(fèi)。

2.4檔案管理缺乏保密性

檔案管理工作最怕出現(xiàn)的就是泄密問題，這也是許多企業(yè)檔案管理經(jīng)常出現(xiàn)的問題，在實(shí)際的生活中出現(xiàn)過一個(gè)采購中心在評(píng)標(biāo)過程中因?yàn)樾姑芏煌对V，在社會(huì)上引起了很大的議論。由此看來，如果保密性不好的話就往往成為采購的致命要素，我國(guó)許多采購中心沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理保密性的重要性，機(jī)構(gòu)崗位出現(xiàn)不合理的現(xiàn)象，人才方面也做的差強(qiáng)人意，從而導(dǎo)致檔案管理問題頻發(fā)，對(duì)于企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展是非常不利的。

2.5檔案室軟硬件設(shè)備嚴(yán)重滯后

因?yàn)橐庾R(shí)上沒有對(duì)檔案管理工作重視，許多企業(yè)甚至沒有專門的檔案室，往往只是將相關(guān)資料堆積到一個(gè)房間，沒有專門的人對(duì)此進(jìn)行負(fù)責(zé)管理，這對(duì)于企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展是非常不利的。還有一些采購中心的檔案室是空間很小的房間，沒有把檔案進(jìn)行分門別類的放置，更不要說將這些資料轉(zhuǎn)換為電子文檔。由此看來，我國(guó)很多采購中心的檔案館建設(shè)還是需要不斷加強(qiáng)的。

3、做好采購檔案管理工作的有效途徑和方法

3.1對(duì)采購文件進(jìn)行科學(xué)細(xì)致的分類立卷

采購人在開展采購項(xiàng)目活動(dòng)時(shí)，會(huì)出現(xiàn)各種原始資料，這也就是我們所說的采購文件。根據(jù)中國(guó)的相關(guān)法律規(guī)定，采購文件具體包含如下幾個(gè)：采購人采購時(shí)的相關(guān)記錄、招投標(biāo)文件、財(cái)政部門審批后的計(jì)劃表及采購預(yù)算、評(píng)標(biāo)報(bào)告、評(píng)分表、答疑函等。對(duì)采購文件進(jìn)行正確分門別類，理應(yīng)符合文件的特有情況，可以根據(jù)采購的先后順序和程序進(jìn)行，確保文件的連貫性，結(jié)合相應(yīng)的價(jià)值和利用規(guī)律有步驟的開展，從而盡可能的保證檔案資料的齊全，提升保管質(zhì)量。

3.2加強(qiáng)對(duì)采購文件的科學(xué)有效管理

要想把采購檔案工作做到實(shí)處，必須強(qiáng)化如下幾個(gè)方面，第一是加大監(jiān)督力度，形成專人管理。根據(jù)分級(jí)管理的相關(guān)要求，各個(gè)部門應(yīng)該做好采構(gòu)檔案工作，對(duì)指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督進(jìn)行有效管控，在整理和保管文件方面設(shè)置專人負(fù)責(zé)。同時(shí)，應(yīng)該加大培訓(xùn)力度，明確保存檔案的場(chǎng)所。第二是合理采集保存采購文件。當(dāng)采購項(xiàng)目完成時(shí)，采購機(jī)構(gòu)應(yīng)該安排專人負(fù)責(zé)整理、收集采購文件，并妥善進(jìn)行保存，切記不能累計(jì)到年底來一起安排，不然，容易引發(fā)采購資料的遺失，造成檔案的殘缺。第三要做好采購文件的保密工作，執(zhí)行統(tǒng)一的檔案管理制度，確保采購文件的最大安全性，避免采購文件出現(xiàn)丟失、篡改和損害等。對(duì)于投標(biāo)商進(jìn)行投標(biāo)的投標(biāo)文件而言，由于牽扯到商業(yè)秘密，如果沒有獲得他們的認(rèn)同，不允許進(jìn)行公開。第四要加快采購檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、電子化的發(fā)展步伐。

3.3采購機(jī)構(gòu)要自覺接受監(jiān)督管理部門的檢查

在《采購法》七十六條中，明確表示如果采購機(jī)構(gòu)、采購人違背法律，私自破壞、隱藏理應(yīng)存檔的文件，或者是對(duì)其進(jìn)行修改和變更，要處于采購管理部門的罰款金額為2萬到10萬元。并處分相關(guān)的直接負(fù)責(zé)人和相應(yīng)的主管人員。如果有犯罪行為的，應(yīng)該進(jìn)行刑事問責(zé)。監(jiān)督管理部門理應(yīng)正確看待此類問題，并在考核中所有體現(xiàn)，如同檢查采購執(zhí)行問題，采用相應(yīng)的檢查評(píng)價(jià)，并嚴(yán)格處置相應(yīng)的違規(guī)情況。

3.4不斷提高專職檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

采購機(jī)構(gòu)應(yīng)該加大培訓(xùn)力度，提升專職檔案管理人員工作能力，特別要培養(yǎng)相應(yīng)的責(zé)任意識(shí)，清楚知曉自己工作內(nèi)容，進(jìn)而全面弄清楚應(yīng)該具備的相關(guān)知識(shí)，掌握操作技能，營(yíng)造愛崗敬業(yè)的氛圍。

參考文獻(xiàn)

[1]溫娜.落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀現(xiàn)代企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的探討[J].中國(guó)科技信息,2009(22).

篇2

1 新時(shí)期的政府采購檔案信息化管理現(xiàn)狀

1.1 管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高

新時(shí)期政府采購檔案的管理人員如何適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展？這是管理人員首要考慮的問題，解決這個(gè)問題還是要從管理員本身出發(fā)，提高自身的專業(yè)技術(shù)與素質(zhì)才能從根本上解決這個(gè)問題！提高檔案建立意識(shí)，如果管理員不能樹立一個(gè)良好的檔案建立意識(shí)，將很難意識(shí)到檔案收集的重要性，最終導(dǎo)致管理員對(duì)檔案出現(xiàn)的情況不能進(jìn)行及時(shí)有效的掌握與處理。另外，管理員一定要進(jìn)行專業(yè)的管理知識(shí)培訓(xùn)，掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)，懂得控制與維護(hù)檔案信息資源的有效性、可靠性與實(shí)時(shí)性，根據(jù)電子檔案的特性進(jìn)行信息的有效收集管理，提高檔案管理工作的整體水平。隨著計(jì)算機(jī)的不斷發(fā)展，檔案管理員的計(jì)算機(jī)錄入知識(shí)已經(jīng)得到普及，但是這并不意味著每個(gè)人都能很好的操作，相反，管理員對(duì)于相關(guān)軟件及數(shù)據(jù)庫的掌握還有待提高，除此之外，知識(shí)結(jié)構(gòu)老化與服務(wù)技能單一的情況依舊存在，政府一定要對(duì)這些問題進(jìn)行改進(jìn)，因?yàn)檫@種落后的技能已經(jīng)不再適用信息技術(shù)應(yīng)用的新要求。

1.2 檔案信息化建設(shè)的不規(guī)范性

縱觀大局，我國(guó)政府采購檔案的信息化建設(shè)其實(shí)還處于起步期，這就導(dǎo)致了管理員在對(duì)檔案的管理上具體操作不規(guī)范的現(xiàn)象，說到底還是因?yàn)檎y(tǒng)一管理機(jī)制的缺乏，最終造成了各個(gè)集中采購機(jī)構(gòu)采購檔案的規(guī)范性差、開發(fā)性差、服務(wù)性差、共享性差的局面，而這種情況下的信息系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形勢(shì)并不能與采購檔案信息資源共享的要求相適應(yīng)。再具體的操作過程中，有的機(jī)構(gòu)甚至?xí)霈F(xiàn)將信息化僅用于采購檔案的錄入，這樣無疑造成了人力、財(cái)力、物力的浪費(fèi)，極大的降低了利用率。

1.3 安全保障的缺乏

這種安全保障的缺乏主要體現(xiàn)在兩方面，一方面來源于檔案管理安全意識(shí)的缺乏，另一方面來源于管理方法的缺乏。管理員對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)的模糊性，往往造成采購檔案信息丟失泄密的情況發(fā)生，給政府部門甚至國(guó)家?guī)韲?yán)重的損失。信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用為新時(shí)期政府采購檔案管理提供了高效、快捷的管理方法，從而大大提高了檔案采購的工作效率，但是需要特別注意的是，一方面信息化的應(yīng)用提高了采購工作的地位與作用，另一方面它也帶來了一定的安全隱患，比如，黑客入侵、病毒修改等等，這些事件的發(fā)生都極易影響檔案的準(zhǔn)確性與安全性。

2 新時(shí)期的政府采購檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)和重要性

2.1傳統(tǒng)的檔案管理具有數(shù)據(jù)大、分類復(fù)雜等缺點(diǎn)，造成了查詢時(shí)間的耗損，另外，傳統(tǒng)檔案的紙制性，十分容易受到潮氣與蟲害的侵?jǐn)_，從而導(dǎo)致了檔案資料存放的不長(zhǎng)久性，傳統(tǒng)檔案這種費(fèi)時(shí)費(fèi)力的管理已經(jīng)相當(dāng)落后，不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求。

2.2新時(shí)期的政府采購檔案信息化管理在中學(xué)美術(shù)檔案管理上的運(yùn)用，將在很大程度上彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案的弊端。

（1）便于查閱：新時(shí)期的政府采購檔案信息化管理使得檔案進(jìn)行統(tǒng)一的信息化管理，其完整性便于查閱；

（2）節(jié)省空間：這種信息化的管理節(jié)省了資料儲(chǔ)備空間，不用再大費(fèi)周章的進(jìn)行大空間的歸納，，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料分類相比有明顯的優(yōu)勢(shì)；

（3）利于維護(hù)：信息化管理的有條不紊性，更加方便了管理員對(duì)相關(guān)檔案的維護(hù)，提高了管理效率；

（4）節(jié)省勞力：傳統(tǒng)管理的復(fù)雜性往往需要在對(duì)檔案的管理上花費(fèi)相當(dāng)多的精力，投入一定的勞力，但是信息化管理運(yùn)用的簡(jiǎn)單化與精細(xì)化具有方便快捷，效率高的特點(diǎn)，節(jié)省了勞力；

（5）方便檢索：信息化管理的另一大優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在使用上，傳統(tǒng)的資料查閱需要自己深入到各大查閱室，然而進(jìn)行一一勘察，而信息化管理則可以直接通過編制檢索工具，進(jìn)行關(guān)鍵詞的直接查閱，大大提高了工作效率。

（6）通過政府采購檔案的信息化管理，對(duì)于教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)而言，將會(huì)實(shí)現(xiàn)全國(guó)性教育平臺(tái)的構(gòu)建，同時(shí)實(shí)現(xiàn)學(xué)校與圖書館在線統(tǒng)一的局面，最終得以接入互聯(lián)網(wǎng)和政府教育平臺(tái)；最重要的是，政府通過自己出資的方式對(duì)教育資源進(jìn)行購買，然后提供給學(xué)校和學(xué)生；針對(duì)性的加強(qiáng)信息技術(shù)能力的教育和培訓(xùn)，以適應(yīng)信息時(shí)代的挑戰(zhàn)。

2.3政府采購信息化與傳統(tǒng)最大的不同就是，它是依據(jù)計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理模式，其將快捷性與有效性集于一體，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提高了辦事效率，節(jié)省了辦事時(shí)間，真正的造福于人民。此外，隨著信息化的日益發(fā)展，政府也日漸重視采購檔案信息化作，并逐漸形成了跨地區(qū)、跨行業(yè)、跨部門的聯(lián)合采購，形成了規(guī)模的集中采購。檔案信息化管理的運(yùn)用服務(wù)了大眾，這是檔案現(xiàn)代化發(fā)展的客觀要求，也是社會(huì)信息化的重要要求。

3 新時(shí)期政府采購檔案信息化管理的創(chuàng)新對(duì)策

3.1 加強(qiáng)管理意識(shí)

提高管理員的檔案管理意識(shí)是整個(gè)檔案完善工作的第一步，也是關(guān)鍵一步，因?yàn)橹挥信まD(zhuǎn)管理員的思想意識(shí)才能為信息化檔案采購工作的積極進(jìn)行打好基礎(chǔ)。這種管理意識(shí)包括管理員的現(xiàn)代化意識(shí)、信息化意識(shí)、計(jì)算機(jī)管理意識(shí)等等。另外，政府應(yīng)該對(duì)以往的檔案進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的完善，以網(wǎng)絡(luò)計(jì)算為依托，實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理系統(tǒng)，政府管理員要充分發(fā)揮自身的主動(dòng)性，積極利用信息化成果進(jìn)行檔案信息資源的開發(fā)，把不同層次、不同部門的辦公都實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，將其納入統(tǒng)一的檔案信息化系統(tǒng)管理之中，促進(jìn)管理工作水平的提高。

3.2 提高檔案信息化安全保障

政府一定要對(duì)檔案做好針對(duì)性的安全保密規(guī)定，以防檔案信息的流失，充分確保檔案的安全性與完整性。對(duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行必要的防火墻、防毒軟件、入侵檢測(cè)系統(tǒng)的安裝，從根本上保障系統(tǒng)的安全。

3.3 提高管理員技術(shù)水平

管理員技術(shù)水平的高低直接影響著政府采購檔案的信息化建設(shè)，因此，提高管理員技術(shù)水平是實(shí)現(xiàn)采購檔案工作創(chuàng)新的關(guān)鍵所在。新時(shí)期政府采購檔案管理的信息化創(chuàng)新要求管理員必須具備堅(jiān)實(shí)的理論知識(shí)、專業(yè)素養(yǎng)以及現(xiàn)代信息技術(shù)，這種復(fù)合型人才的打造才是當(dāng)前政府部門提高檔案管理水平的必勝法門。在職學(xué)習(xí)、脫產(chǎn)培訓(xùn)、外出進(jìn)修等等都是提高管理員水平的方式，只有不斷的更新專業(yè)知識(shí)，才能適應(yīng)新時(shí)代提出的新要求，從而推進(jìn)政府采購檔案信息化管理工作的開展。

3.4 檔案管理規(guī)范化

加強(qiáng)檔案工作的規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一化，提高工作效率。同時(shí)，政府部門一定要解決好電子文件與紙質(zhì)文件“雙套制”保存的問題，實(shí)現(xiàn)兩者之間的“通道”建設(shè)，針對(duì)兩者之間的特點(diǎn)，制定符合現(xiàn)實(shí)的管理規(guī)章制度。

篇3

關(guān)鍵詞：醫(yī)療設(shè)備 合同檔案 管理

中圖分類號(hào)：C939 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

醫(yī)療合同檔案是記載合同履行全部情況的文字資料，對(duì)醫(yī)院的生存和發(fā)展有著極其重要的影響，合同檔案不僅在于收集整理和保存利用，更在于“察往知來”。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，合同檔案在醫(yī)院采購管理工作中的重要作用日顯突出，加強(qiáng)合同檔案管理工作，已經(jīng)成為醫(yī)院檔案工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

隨著許多高新技術(shù)醫(yī)療設(shè)備的引進(jìn)，醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量和診斷水平的提高。醫(yī)院采購管理工作成為不可或缺的重要環(huán)節(jié)，科學(xué)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的合同檔案管理是采購管理工作的可靠保障。這些檔案的形成清楚地反映出采購過程完整的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，真實(shí)地記錄了醫(yī)療設(shè)備購置的歷史，在整個(gè)醫(yī)院的檔案管理中具有重要意義。

一、醫(yī)療設(shè)備合同檔案管理的重要性

（一）現(xiàn)實(shí)憑證作用

分析研究《合同法》我們可以發(fā)現(xiàn)，合同檔案最突出也是重要的特點(diǎn)是要依據(jù)憑證性，也就是說依法訂立的合同， 對(duì)當(dāng)事人具有法律的約束力。合同的訂立、生效、履行、變更以及權(quán)利義務(wù)的轉(zhuǎn)讓、終止、違約、責(zé)任等等，都必須完全地、唯一地依據(jù)合同檔案，否則，就要承擔(dān)由此產(chǎn)生的法律后果[1]。醫(yī)療設(shè)備合同檔案是處理醫(yī)療設(shè)備糾紛的依據(jù)。醫(yī)療設(shè)備管理中，難免發(fā)生這樣、那樣的問題，如：技術(shù)資料的丟失、購買后質(zhì)量不好或缺件、不按操作規(guī)程使用損壞設(shè)備或配件、經(jīng)濟(jì)效益發(fā)揮不好等。這些問題要明確責(zé)任進(jìn)行處理，就必須依據(jù)醫(yī)療設(shè)備檔案中的材料，按制度進(jìn)行分析和落實(shí)責(zé)任。這樣才能使管理水平逐步提高，防止類似問題再次發(fā)生。因此，在醫(yī)療設(shè)備采購中，合同檔案不僅是對(duì)合同訂立雙方的憑據(jù)，也是醫(yī)院內(nèi)部協(xié)調(diào)的憑據(jù)。不同的職能處室收集不同的合同檔案資料，承擔(dān)相應(yīng)的職責(zé)，在合同訂立和后期實(shí)施過程中，存在的各種矛盾和責(zé)任追究，就需要通過合同檔案來細(xì)化和評(píng)判。

（二）轉(zhuǎn)化參考作用

合同檔案可以為醫(yī)院再次購置同品牌同型號(hào)醫(yī)療設(shè)備及領(lǐng)導(dǎo)決策提供歷史依據(jù)，將合同檔案轉(zhuǎn)化為重要的經(jīng)濟(jì)信息，從而降低設(shè)備購置和維護(hù)的成本，爭(zhēng)取在采購談判中的有利地位。在采購招標(biāo)過程中，經(jīng)常能遇到供應(yīng)商報(bào)價(jià)高的問題，而這時(shí)合同就成為我們的有利參考。醫(yī)院采購的歷史合同、兄弟醫(yī)院的購買價(jià)格和配置，都是我們談判的有力依據(jù)，使醫(yī)院在采購過程中節(jié)約大量的資金，保證以最優(yōu)的價(jià)格購置需要的設(shè)備。

（三）潛在預(yù)備作用

當(dāng)醫(yī)療設(shè)備突然出現(xiàn)故障時(shí)，為工程師判斷出現(xiàn)故障的原因和維修提供參考，減少判斷和維修的時(shí)間和費(fèi)用。在醫(yī)療設(shè)備招標(biāo)采購時(shí)，我們會(huì)依據(jù)設(shè)備的情況，在合同中訂立相關(guān)的補(bǔ)充條款，例如重要零配件的價(jià)格、相關(guān)的服務(wù)、后期維保的費(fèi)用等，這些對(duì)于我們今后在設(shè)備使用過程中有很大的幫助，能夠最大程度地保證機(jī)器的正常運(yùn)行和病人的正常診療。

二、合同檔案管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)

（一）合同的規(guī)范化

合同是合同檔案管理的主題，一份合同是否能夠發(fā)揮它的重要作用，最根本的在于合同的訂立是否規(guī)范，是否能夠在現(xiàn)實(shí)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)或買賣過程中起到憑證作用。現(xiàn)在的醫(yī)療設(shè)備購置合同，很多都存在不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)，或有不平等的霸王條款等，這樣的一份合同在法律意義上，很難體現(xiàn)它重要的憑證作用。醫(yī)院作為醫(yī)療設(shè)備采購活動(dòng)中的強(qiáng)勢(shì)主體，在合同訂立時(shí)具有一定的主導(dǎo)作用，這往往會(huì)使訂立合同的雙方無法保持平等的地位，這是目前醫(yī)院在訂立醫(yī)療設(shè)備采購合同時(shí)可能會(huì)存在的問題。

（二）檔案資料收集的完整性

對(duì)于醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備采購來說，合同檔案的收集是檔案管理中最難的。合同檔案管理是一個(gè)過程，不是買賣雙方簽訂合同后就完成了所有檔案資料的收集。醫(yī)療設(shè)備采購的合同檔案管理包括：醫(yī)療設(shè)備的申請(qǐng)、審批，采購的調(diào)研論證，設(shè)備招標(biāo)參數(shù)及與招標(biāo)有關(guān)的一切資料，采購合同，驗(yàn)收單，技術(shù)資料，這些組成了一套完整的合同檔案。而在實(shí)際工作中，有可能由于疏忽或隨意，使得合同檔案資料的收集不完整、有缺失。一般醫(yī)院大型醫(yī)療設(shè)備采購項(xiàng)目的合同檔案在收集方面比較重視，對(duì)于常規(guī)醫(yī)療設(shè)備合同和零星采購設(shè)備合同的檔案收集則不太重視。此外，有些醫(yī)院根本沒有將醫(yī)療設(shè)備采購合同列入當(dāng)前的檔案歸檔管理范圍，使得材料游離在醫(yī)院檔案室實(shí)際的管理范圍外，也導(dǎo)致了醫(yī)療設(shè)備合同檔案的缺失和不完整。除此之外，在合同收集中另外一個(gè)問題是在審核、審批、簽署的過程中，因?yàn)轭悇e和性質(zhì)的不同，各種檔案在辦理的時(shí)候經(jīng)過了不同的承辦部門，存在著各種不同的承辦問題，需要在承辦的連貫性和一致性上有所提高。送交所有責(zé)任方，最后簽署，合同的收集才完畢[2]。

（三）缺乏專職檔案管理人員

基于醫(yī)療設(shè)備合同檔案的復(fù)雜性和重要性，就需要有專職檔案管理人員和檔案室，這樣更便于合同檔案的管理。但是由于采購部門繁重的采購工作，無法安排專職人員來進(jìn)行管理，合同檔案的保存也沒有固定的檔案室，這對(duì)于醫(yī)療設(shè)備合同檔案的保管和維護(hù)有一定的風(fēng)險(xiǎn)，長(zhǎng)此以往可能會(huì)導(dǎo)致資料搜集的不完整甚至是資料的缺失。

（四）檔案管理信息化程度低

目前的合同檔案管理還停留在普通的紙質(zhì)管理階段，保存過程中容易有丟失，且紙質(zhì)文件的保存要求較高，需要有專門的保存場(chǎng)所。有些通過對(duì)紙質(zhì)文件的掃描，將文檔進(jìn)行保存，方便查詢。但隨著醫(yī)院信息化的發(fā)展，紙質(zhì)文件的保存已經(jīng)跟不上現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展的腳步，醫(yī)療設(shè)備合同檔案管理的低信息化程度不能滿足醫(yī)院后期發(fā)展的需要。

三、關(guān)于醫(yī)療設(shè)備合同檔案管理的幾點(diǎn)建議

（一）納入正常檔案管理范疇，規(guī)范醫(yī)療設(shè)備合同檔案管理

將醫(yī)療設(shè)備的合同檔案管理納入醫(yī)院的檔案管理，才能使它得到足夠的重視。醫(yī)療設(shè)備合同檔案的特殊性，使它在整個(gè)醫(yī)院的運(yùn)行中有著不可取代的地位。因此，重視并嚴(yán)格管理好醫(yī)療設(shè)備合同檔案是醫(yī)院發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。

除此之外，制定完善的醫(yī)療設(shè)備合同管理制度，明確合同管理辦法和實(shí)施細(xì)則，包括制定合同的簽訂和履行制度、變更與解除制度、合同糾紛處理制度等，是合同檔案規(guī)范管理的重要保證。醫(yī)院只有制定醫(yī)療設(shè)備合同管理制度和配備專職合同管理人員，才能保證醫(yī)療設(shè)備合同的合理、合法及實(shí)現(xiàn)合同集中管理，才能實(shí)現(xiàn)合同檔案齊全收集及規(guī)范管理，減少資料缺失和遺漏的問題發(fā)生。

（二）合同檔案資料的收集要全面、準(zhǔn)確、及時(shí)

通過對(duì)合同檔案形式與內(nèi)容的規(guī)范性的分析， 我們可以知道， 人們對(duì)合同檔案的全面性與準(zhǔn)確性的要求較之于其他種類的檔案要高得多。這就要求檔案管理人員熟悉相關(guān)的法律法規(guī)， 了解合同的辦理狀況， 保證不遺漏與合同有關(guān)的檔案材料， 能夠準(zhǔn)確、有力地反映當(dāng)事人的合法權(quán)益[3]。醫(yī)療設(shè)備合同檔案需要了解醫(yī)療設(shè)備的相關(guān)政策法規(guī)，收集相關(guān)的資質(zhì)證明材料，以保證購買醫(yī)療設(shè)備的合法性、合理性。基本醫(yī)療設(shè)備資料有醫(yī)療器械注冊(cè)證、供應(yīng)商及生產(chǎn)商的資質(zhì)、授權(quán)，特殊醫(yī)療設(shè)備還需提供計(jì)量證明、壓力證明等相關(guān)資質(zhì)，這是醫(yī)療設(shè)備合同資料的特別之處。及時(shí)性，也是合同檔案資料收集的要求。合同本身是具有時(shí)效性的，因此合同資料的收集也需要及時(shí)，及時(shí)收集資料，及時(shí)整理歸檔，才能使合同檔案完整，并為以后的工作提供依據(jù)和參考。此外，檔案管理員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與相關(guān)職能處室之間的溝通交流，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，了解不同職能處室合同檔案資料的產(chǎn)生情況，避免遺漏；要用發(fā)展的眼光來看待醫(yī)療設(shè)備合同檔案的收集工作，著眼于全局，做到未雨綢繆。

（三）運(yùn)用信息化手段管理醫(yī)療設(shè)備合同檔案

運(yùn)用信息技術(shù)科學(xué)地管理醫(yī)療設(shè)備合同檔案，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備合同檔案數(shù)據(jù)采集自動(dòng)化、檔案管理規(guī)范化、流程化，還可以解決原有檔案管理過程中存在的紙質(zhì)合同檔案收集不完整、歸檔不及時(shí)的難點(diǎn)問題，解決管理模式與利用需求的沖突問題，解決檔案管理手段落后的問題。目前，我院運(yùn)行的合同管理系統(tǒng)，是針對(duì)合同的信息化管理系統(tǒng)，包括合同內(nèi)容、簽訂時(shí)間、付款信息、合同附件信息等，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料，更便于查詢、統(tǒng)計(jì)，而這就是信息化給管理所帶來的便捷。在醫(yī)療設(shè)備合同檔案管理中，使用信息化管理，將更大程度的確保檔案內(nèi)容完整、利于檔案保存、方便檔案查詢，使得檔案管理人員更便于進(jìn)行檔案管理。

合同檔案管理是合同管理制度的重要組成部分，是

醫(yī)院管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是維護(hù)醫(yī)院合法權(quán)益的有力保障，具有十分重要的作用，可以為醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)決策提供依據(jù)，有利于促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。隨著經(jīng)濟(jì)生產(chǎn)和人們生活對(duì)醫(yī)療需求的增加，醫(yī)院合同檔案管理工作的內(nèi)容不斷增多，管理工作變得越來越復(fù)雜，大大提高了醫(yī)院合同檔案管理的難度[4]。這就更需要全面了解合同檔案管理，采取科學(xué)的管理措施，實(shí)現(xiàn)高效、完整、科學(xué)化、信息化的合同檔案管理，才能充分發(fā)揮合同檔案的重要作用，為醫(yī)院的良好發(fā)展奠定基礎(chǔ)。當(dāng)前，新的時(shí)代給檔案事業(yè)的發(fā)展提供了新的機(jī)遇。總之，機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，基層的檔案事業(yè)發(fā)展還有很大的進(jìn)步空間。我們?cè)谧龊萌粘w檔工作的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)積極思考，從提升檔案服務(wù)效率的角度出發(fā)，不斷地用實(shí)際行動(dòng)去檢驗(yàn)、去反思，尋找檔案最佳的管理、利用方案。

參考文獻(xiàn)：

[1] 田振英.論合同檔案管理[J].機(jī)電兵船檔案，2015（5）：49- 51.

[2] 吳鵬舉.醫(yī)院合同檔案的建立與管理探析[J].管理觀察，2014（31）：55- 56.

篇4

政府采購項(xiàng)目檔案整理目錄一般有中標(biāo)通知書、政府采購合同、中標(biāo)（成交）公告、資金審批表、采購文件備案表、采購文件、投標(biāo)保證金收付明細(xì)表、開標(biāo)會(huì)議簽到冊(cè)、投標(biāo)文件接收記錄表、投標(biāo)文件密封、標(biāo)記確認(rèn)單、資格證明、技術(shù)部分評(píng)分匯總表、開標(biāo)記錄表、最終報(bào)價(jià)表、評(píng)分表、評(píng)標(biāo)報(bào)告、投標(biāo)文件等，要結(jié)合采購項(xiàng)目的具體采購方式制作相應(yīng)的檔案整理目錄。

一、政府采購檔案管理的重要作用

政府采購檔案有著重要作用，它是政府采購當(dāng)事人在采購活動(dòng)時(shí)所保留下來的，并且有必要較長(zhǎng)時(shí)間保存，同時(shí)有著極其重要參考價(jià)值的，較有說服力的原始資料的總的稱呼。首先，它的存在可以解決政府采購中一些有爭(zhēng)議的問題，并且可以為統(tǒng)計(jì)歸檔提供有力的依據(jù)。其次，政府采購檔案可以有效確保政府采購程序的平穩(wěn)運(yùn)行，做到采購過程有據(jù)可查。最后，政府采購檔案可以為反腐倡廉以及加強(qiáng)政府的管理工作提供依據(jù)。

二、政府采購檔案管理現(xiàn)狀

檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，檔案管理工作是政府采購工作的重要組成部分，《政府采購法》有效規(guī)范了政府部門的采購行為，但其配套的檔案管理制度卻相對(duì)滯后，制約著政府采購工作的進(jìn)行。

第一，主體不明。《政府采購法》中規(guī)定采購人、采購機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)保存政府采購文件，但尚未對(duì)保存的責(zé)任主體進(jìn)行明確。從目前政府采購檔案管理模式來看，采購人、采購機(jī)構(gòu)大都建立了自己的政府采購檔案管理制度，各自保存采購文件，既造成管理資源的浪費(fèi)，還使政府采購檔案管理質(zhì)量存在較大差異。

第二，管理落后。政府采購檔案保存在經(jīng)辦人手中，經(jīng)辦人對(duì)自己辦理的采購項(xiàng)目了然于胸，查閱調(diào)用也較為方便。隨著政府采購范圍的擴(kuò)大，政府采購檔案的數(shù)量越來越多，采購檔案存放在經(jīng)辦人手中，這種比較落后的管理辦法，較難適應(yīng)發(fā)展的需要。

第三，價(jià)值缺失。檔案具有實(shí)證性、原始性的作用與功能和使用效應(yīng)，但檔案的使用效率較低。供應(yīng)商的投標(biāo)技術(shù)方案描述、技術(shù)參數(shù)、財(cái)務(wù)狀況、售后服務(wù)承諾等方面的內(nèi)容，對(duì)制作標(biāo)書與評(píng)分辦法有較強(qiáng)的借鑒參考作用，但因涉及商業(yè)機(jī)密等因素，不能借閱檔案資料，失去檔案再次利用的價(jià)值。

三、政府采購檔案管理工作的有效途徑

筆者認(rèn)為，要提高政府采購檔案管理工作的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)其檔案價(jià)值，提高歸檔效率，應(yīng)從以下幾方面著手：

（一）加強(qiáng)宣傳。要廣泛深入地宣傳檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)學(xué)習(xí)《檔案法》《政府采購法》及《政府采購法實(shí)施條例》等相關(guān)法律法規(guī)，提高政府采購部門的檔案管理意識(shí)和法制觀念，按照學(xué)用結(jié)合、重在實(shí)效的原則，樹立依法管理意識(shí)，形成人人重視采購檔案，并成為招投標(biāo)各方當(dāng)事人的自覺行動(dòng)。

（二）健全制度。“依法建檔”是規(guī)范檔案管理工作的重要原則，“制度管檔”是規(guī)范管理的核心問題，完善的規(guī)章制度是保障政府采購檔案管理工作正常進(jìn)行的保障。建立一套完整的規(guī)章制度加強(qiáng)管理，對(duì)資料的收集、分類、立卷、歸檔、保存、利用以及銷毀等方面都有明確的規(guī)定和要求，結(jié)合采購工作實(shí)際，制作采購檔案模板，統(tǒng)一歸檔內(nèi)容和口徑，做到規(guī)檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，保密有條例，查閱有程序，從細(xì)節(jié)上保證檔案工作的順序開展。

（三）積極創(chuàng)新。要進(jìn)一步加強(qiáng)政府采購檔案信息管理。利用現(xiàn)有信息管理系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，通過努力開發(fā)信息資源，把檔案從產(chǎn)生、存儲(chǔ)、整理至流動(dòng)、交流、利用、評(píng)估一系列過程，整合成完整的資源管理體系，建立起與經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理體系，充分將檔案的潛力充分發(fā)揮出來。

篇5

醫(yī)院設(shè)備的現(xiàn)代化程度的重要標(biāo)志，是醫(yī)療、科研、教研、教學(xué)工作最基本要素，是不斷提高醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)水平的基本條件。某些學(xué)科的發(fā)展相當(dāng)程度上依賴于設(shè)備的發(fā)展，起著決定性的作用。因此，做好設(shè)備管理已成為醫(yī)院管理的重要標(biāo)志，而設(shè)備檔案管理是設(shè)備管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。

【關(guān)鍵詞】  設(shè)備管理　重要性　檔案管理

醫(yī)院作為救死扶傷的地方，醫(yī)療設(shè)備在此過程中作為起到相當(dāng)重要的作用，是不斷提高醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)水平的基本條件，此時(shí)醫(yī)院設(shè)備管理顯得非常重要。檔案管理作為設(shè)備管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，卻常被各醫(yī)院設(shè)備管理領(lǐng)導(dǎo)者所忽視，其管理水平的好壞，將直接影響到醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量、技術(shù)水平、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，首先應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，并將工作落實(shí)到實(shí)處，發(fā)揮其應(yīng)有的作用［1］。現(xiàn)就把我院設(shè)備管理這方面的工作和大家做一次交流，以達(dá)到相互促進(jìn)的目的。

    1首先認(rèn)識(shí)建立設(shè)備檔案的重要性醫(yī)療設(shè)備檔案包括：設(shè)備出廠隨機(jī)相關(guān)資料、證件、設(shè)備運(yùn)行過程中產(chǎn)生的相關(guān)文字資料（如：運(yùn)行記錄、維修保養(yǎng)記錄、計(jì)量設(shè)備的相關(guān)合格證）等。如何管好用好醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備，提高設(shè)備的使用率，減少設(shè)備的故障率，則必須建立較全面的設(shè)備技術(shù)檔案，并輔之有效的管理。讓其貫穿整個(gè)設(shè)備管理工作，在設(shè)備采購、使用、保養(yǎng)維修及管理等工作中充分利用。如通過查看設(shè)備檔案資料，根據(jù)其維修記錄，對(duì)經(jīng)常出現(xiàn)故障的設(shè)備進(jìn)行預(yù)防性維修，利用維修記錄中老的故障現(xiàn)象及維修經(jīng)過可縮短設(shè)備維修的時(shí)間及有效安排維修過程，從而，減少了維修費(fèi)用，縮短維修工時(shí)，有效提高設(shè)備的利用率。必須利用好這些檔案資料，主動(dòng)、及時(shí)地為各設(shè)備使用科室服務(wù)、為領(lǐng)導(dǎo)決策提供相關(guān)依據(jù)，此時(shí)，設(shè)備檔案顯得尤為重要。

    2其次建立完善的制度利用辦公會(huì)將相關(guān)文件分發(fā)給所有科室，強(qiáng)化各級(jí)管理人員的制度意識(shí)，使之配合設(shè)備管理工作的進(jìn)行。我院成立由院長(zhǎng)直接領(lǐng)導(dǎo)的設(shè)備管理工作，實(shí)行院部、科室、操作人員三級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)。利用制定的監(jiān)督檢查機(jī)制定期或不定期對(duì)科室進(jìn)行賬卡物及相關(guān)內(nèi)容的檢查，將檢查結(jié)果納入科室每月的綜合質(zhì)量考核，上報(bào)院辦公室及擬報(bào)整改措施，與科室的獎(jiǎng)金、評(píng)先進(jìn)、評(píng)優(yōu)掛鉤。我院設(shè)備檔案信息實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，設(shè)備檔案由專人專柜負(fù)責(zé)日常收集全院設(shè)備資料，將全院每一臺(tái)設(shè)備逐一編號(hào)登記在冊(cè)且張貼標(biāo)簽，每半年對(duì)全院設(shè)備進(jìn)行一次清查，對(duì)萬元以上設(shè)備每月進(jìn)行使用效率分析，將收集到信息錄入電腦，以便日后查閱，在全院形成一個(gè)有效的管理網(wǎng)絡(luò)。

    3設(shè)備檔案收集工作貫穿于設(shè)備申購到設(shè)備報(bào)廢如參與設(shè)備采購申請(qǐng)，可為采購部提供相關(guān)參數(shù)，參與設(shè)備的安裝與驗(yàn)收工作，索取相關(guān)證件及收集設(shè)備資料及時(shí)建立檔案（如：說明書、隨機(jī)光盤、圖紙等）相關(guān)手續(xù)齊全后方可驗(yàn)收，科室如需要資料可提供相關(guān)復(fù)印件，并履行借閱手續(xù)。監(jiān)督制定新裝設(shè)備使用流程及制度，大型設(shè)備分管到人，并將信息錄入電腦。

    4小結(jié)有效利用設(shè)備檔案對(duì)醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有深遠(yuǎn)的意義，檔案管理人員要熱愛本職崗位，要以主動(dòng)、積極、周到的服務(wù)來收集相關(guān)信息資料，充分發(fā)揮其作用，促進(jìn)醫(yī)院在兩個(gè)效益上獲得雙贏。