電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)精選(五篇)

序言：作為思想的載體和知識(shí)的探索者，寫(xiě)作是一種獨(dú)特的藝術(shù)，我們?yōu)槟鷾?zhǔn)備了不同風(fēng)格的5篇電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)，期待它們能激發(fā)您的靈感。

篇1

一、民政社會(huì)救助中心電子檔案管理存在的問(wèn)題

（一）電子檔案歸檔存在缺失。由于民政社會(huì)救助中心在以往的工作中保留的紙質(zhì)檔案資料庫(kù)極為龐大，再加上紙質(zhì)檔案裝訂、整理的過(guò)程中也沒(méi)有進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，導(dǎo)致民政社會(huì)救助中心在全面實(shí)施電子檔案管理以后，許多紙質(zhì)檔案都沒(méi)有得到及時(shí)、合理地利用。將紙質(zhì)版的檔案歸納成電子檔案是一件極為復(fù)雜、繁瑣的工作，因?yàn)殡娮訖n案歸檔的不完整性，以致電子檔案本身檢索便捷、快速的優(yōu)勢(shì)沒(méi)有得到充分的發(fā)揮，檔案管理的效率相對(duì)較為低下。

（二）電子檔案缺乏資金保障。因?yàn)槊裾鐣?huì)救助中心檔案管理信息化建設(shè)缺乏有效的資金保障，導(dǎo)致其在硬件設(shè)施方面的投入明顯不足，全國(guó)各個(gè)地區(qū)的民政社會(huì)救助中心檔案管理部門(mén)仍舊采用配置相對(duì)較為過(guò)時(shí)的計(jì)算機(jī)，導(dǎo)致民政社會(huì)救助中心電子檔案管理工作的效率大打折扣。民政社會(huì)救助中心檔案管理工作如果要實(shí)現(xiàn)高效率的信息化管理，先進(jìn)的硬件設(shè)施是必備的保障，例如：高配置的電腦、掃描儀、打印機(jī)以及復(fù)印機(jī)等等。

（三）檔案管理人員信息素養(yǎng)有待提升。現(xiàn)階段，民政社會(huì)救助中心檔案管理隊(duì)伍的年齡結(jié)構(gòu)不合理，許多年齡較大的檔案管理人員適應(yīng)能力相對(duì)較差，其在檔案管理信息化操作方面則存在不精通、不熟練的情況，自然也就難以掌握電子檔案的分類(lèi)、流程以及歸檔等相關(guān)工作，導(dǎo)致民政社會(huì)救助中心電子檔案管理工作受到一定程度的影響。

二、優(yōu)化措施與建議

（一）完善電子檔案管理體系。一套科學(xué)、合理的制度是保障電子檔案管理工作能有序開(kāi)展的先決條件。這就需要民政社會(huì)救助中心嚴(yán)格按照電子檔案管理的相關(guān)規(guī)范，充分結(jié)合民政社會(huì)救助中心的實(shí)際情況，制定一套具有科學(xué)性、合理性的電子檔案管理體系，使得電子檔案的形成、積累流程的管理工作以及檢查鑒定、歸檔責(zé)任等相關(guān)流程更為規(guī)范化、合理化，切實(shí)保障各項(xiàng)工作的開(kāi)展實(shí)現(xiàn)有章可循、有矩可循。針對(duì)審查完成的電子文件實(shí)施統(tǒng)一的收集管理，要產(chǎn)生對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件，并且要針對(duì)紙質(zhì)文件實(shí)施集中核查，從而有效保障紙質(zhì)檔案文件能夠與電子檔案保持一致。此外，民政社會(huì)救助中心應(yīng)當(dāng)逐漸規(guī)范電子檔案管理工作所使用的軟件與平臺(tái)，從而有效保障電子檔案管理工作的穩(wěn)定性與便捷性。

（二）加大財(cái)務(wù)檔案管理信息化發(fā)展力度。民政社會(huì)救助中心電子檔案管理工作要想更好地發(fā)展，就必須要進(jìn)一步增加硬件方面的投入力度，全面更新電子檔案管理的軟件與硬件，配齊自動(dòng)打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、照相機(jī)以及計(jì)算機(jī)等，切實(shí)滿足現(xiàn)代化電子檔案管理工作的相關(guān)要求，實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的多元化發(fā)展。此外，民政社會(huì)救助中心還應(yīng)當(dāng)逐步實(shí)現(xiàn)電子檔案自動(dòng)化管理的目標(biāo)，必須要改變傳統(tǒng)管理中“重藏輕管”的理念，高度重視民政社會(huì)救助中心檔案的“利用”性質(zhì)，比如：構(gòu)建社會(huì)救助工作的信息管理系統(tǒng)，使得民政社會(huì)救助中心電子檔案工作的檢索更為便捷、內(nèi)容更為準(zhǔn)確，從而有效促進(jìn)民政社會(huì)救助中心電子檔案規(guī)范化、科學(xué)化的發(fā)展，真正實(shí)現(xiàn)民政社會(huì)救助中心電子檔案的價(jià)值。

（三）提升檔案管理人員專(zhuān)業(yè)能力。隨著信息技術(shù)與科學(xué)技術(shù)日新月異的變化，電子檔案已經(jīng)成為檔案管理工作未來(lái)的必然發(fā)展趨勢(shì)。所以，民政社會(huì)救助中心應(yīng)當(dāng)依照檔案管理的實(shí)際需求，針對(duì)檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行優(yōu)化，切實(shí)保障檔案管理隊(duì)伍年齡結(jié)構(gòu)的合理性。進(jìn)一步加強(qiáng)培訓(xùn)教育工作，通過(guò)開(kāi)展多門(mén)類(lèi)、多層次的知識(shí)體系培訓(xùn)教育，根據(jù)當(dāng)前檔案管理隊(duì)伍的實(shí)際情況，組織多形式、多渠道的培訓(xùn)教育方式，進(jìn)一步完善檔案管理人員的知識(shí)體系與信息素養(yǎng)，全面提升檔案管理隊(duì)伍的電子信息知識(shí)，力爭(zhēng)打造一支綜合素質(zhì)過(guò)硬、專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)合理、專(zhuān)業(yè)技術(shù)強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍。

篇2

關(guān)鍵詞：幼兒園；電子檔案；管理；實(shí)踐

目前存儲(chǔ)媒介為刻錄光盤(pán)，但在實(shí)際操作過(guò)程中遇到了諸多問(wèn)題：1．視頻文件越來(lái)越多，借閱光盤(pán)只能給一位老師使用，其他老師就無(wú)法使用。2．光盤(pán)查閱困難，光盤(pán)堆疊在一起，很難迅速查閱到需要的。3．光盤(pán)借閱至歸還存在問(wèn)題，歸還不及時(shí)，導(dǎo)致光盤(pán)丟失，再次刻盤(pán)耗費(fèi)時(shí)間。4．光盤(pán)存儲(chǔ)容量小，普通單張光盤(pán)容量為4．7G，針對(duì)目前高清視頻，動(dòng)則5－6G，單張光盤(pán)不能容納一個(gè)視頻。5．電子檔案現(xiàn)已越來(lái)越多被幼兒園所應(yīng)用，但經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)誤傳、誤刪等現(xiàn)象，權(quán)限管理不清。針對(duì)以上問(wèn)題，在遵循電子文件光盤(pán)刻錄的前提下，對(duì)我園教師電子檔案存儲(chǔ)和借閱方式上應(yīng)用“云盤(pán)”和“享存”軟件進(jìn)行管理，更好地服務(wù)教師查閱幼兒園電子檔案。

一、云盤(pán)使用

云端存儲(chǔ)編輯其實(shí)是網(wǎng)絡(luò)硬盤(pán)，只要有網(wǎng)絡(luò)，學(xué)校、教師可以隨時(shí)隨地地存放電子類(lèi)文件。云盤(pán)相對(duì)于機(jī)械硬盤(pán)或者移動(dòng)硬盤(pán)來(lái)說(shuō)更加得方便，教師不用再將機(jī)械硬盤(pán)等設(shè)備帶在身上，卻可以通過(guò)無(wú)線互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)隨地地從云端來(lái)獲取自己存儲(chǔ)起來(lái)的信息。（一）使用優(yōu)勢(shì)：1．存儲(chǔ)空間大，現(xiàn)普通DVD光盤(pán)單張存儲(chǔ)容量為4．7G，百度云盤(pán)有2T空間，相當(dāng)于435張光盤(pán)，騰訊微云有10T空間，相當(dāng)于2178張光盤(pán)，而且存儲(chǔ)空間會(huì)不斷擴(kuò)大，滿足視頻文件需要大空間的存儲(chǔ)要求。2．將視頻文件按時(shí)間順序上傳至云空間，可以按具體文件夾名稱(chēng)檢索，也可按類(lèi)型分類(lèi)檢索。3．創(chuàng)建分享，便于需要查閱老師自行下載查閱，無(wú)需借閱手續(xù)，減少中間煩瑣過(guò)程。步驟如下：（二）使用的不足：1．借閱教師收到分享鏈接，下載查看時(shí)需要有網(wǎng)絡(luò)支持，下載時(shí)間依網(wǎng)速而定，需要一定時(shí)間才能查看。2．存儲(chǔ)介質(zhì)為云技術(shù)，而基于web的應(yīng)用長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)就被認(rèn)為具有潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)。這就是說(shuō)云托管的數(shù)據(jù)可能會(huì)產(chǎn)生少量的數(shù)據(jù)丟失，這是由于特殊情況引起的。

二、文檔管理軟件享存應(yīng)用

（一）幼兒園的文件應(yīng)該統(tǒng)一存儲(chǔ)到幼兒園的服務(wù)器里面，讓老師們可以共享資源。（二）共享過(guò)程中目錄有權(quán)限管理，實(shí)現(xiàn)權(quán)限管理。①誰(shuí)是該目錄的文檔管理員目錄的文檔管理員，可以進(jìn)行分權(quán)管理。比如，我們創(chuàng)建“業(yè)務(wù)部”這個(gè)目錄，我們指定x為業(yè)務(wù)部文檔管理員，則x可以在“業(yè)務(wù)部”目錄下建立自己的分目錄，并設(shè)置相關(guān)權(quán)限②誰(shuí)可以在該目錄內(nèi)－上傳文件③誰(shuí)可以在該目錄內(nèi)－下載文件④誰(shuí)可以在該目錄內(nèi)－瀏覽文件文件可以看，但拿不到實(shí)體文件。瀏覽文件支持Office、PDF、AutoCAD⑤誰(shuí)可以在該目錄內(nèi)－修改文件想要修改或者刪減文件需要有修改的權(quán)限，但是具有上傳權(quán)限的人不一定擁有修改的權(quán)限。（文件資源收集到幼兒園的服務(wù)器之后，上傳的人不能對(duì)文件進(jìn)行刪除和修改，以免有人惡意地進(jìn)行破壞，做好防范措施。）（三）查詢(xún)查詢(xún)的時(shí)候?qū)嵭卸鄺l件模糊組合，支持多條件組合模糊查詢(xún)。總而言之，幼兒園電子檔案管理需要在新的計(jì)算機(jī)技術(shù)上不斷發(fā)展，在操作應(yīng)用中選擇適合本園的媒介，并讓電子檔案更好地服務(wù)于本園教師，在此基礎(chǔ)上更好地優(yōu)化電子檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)：

篇3

1 明確電子文件的涵義

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》CGB/T188942002）中對(duì)電子文件的界定是：電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)等設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

由此我們可以得知：辦公白動(dòng)化系統(tǒng)中產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)的文檔，用數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)拍攝的照片、視頻，錄音筆錄制的音頻，掃描儀掃描后的圖像等都是電子文件。電子文件還包括對(duì)其生成、運(yùn)轉(zhuǎn)的環(huán)境信息的記錄，產(chǎn)生、修改的過(guò)程記錄、修改內(nèi)容及操作者的記錄等信息。因?yàn)槊恳环蓦娮游募谏伞⑦\(yùn)轉(zhuǎn)的過(guò)程中都會(huì)生成元數(shù)據(jù)和背景信息。

2 明確電子文件的管理職責(zé)

想要切實(shí)做好電子文件管理工作，充分保障電子檔案的真實(shí)性和完整性，相關(guān)的檔案行政管理部門(mén)與檔案形成部門(mén)、職責(zé)部門(mén)等有關(guān)部門(mén)之間要進(jìn)行良好的協(xié)調(diào)合作，并將各項(xiàng)指責(zé)俄進(jìn)行明確的劃分，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

2.1 檔案行政管理部門(mén)

首先，檔案行政管理部門(mén)要與信息化主管部門(mén)進(jìn)行溝通交流，共同對(duì)本區(qū)域內(nèi)的電子文件歸檔工作進(jìn)行管理與監(jiān)督。并且，由于電子文件的發(fā)展時(shí)間不長(zhǎng)，電子文件管理工作也正處于摸索中的階段，在實(shí)際工作過(guò)程中，難免會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題。因此，這就需要檔案行政管理部門(mén)要對(duì)電子文件檔案管理工作進(jìn)行正確的指導(dǎo)，通過(guò)與信息化主管部門(mén)的合作，對(duì)電子文件進(jìn)行有效的管理，并從一定程度上，大大提高了檔案歸檔工作的效率。

2.2 電子文件形成單位

在電子文件的全過(guò)程管理中，無(wú)論是從系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，還是最終電子文件的形成，電子文件的形成單位都要實(shí)施全程的管理，積極參與其中。同時(shí)，各個(gè)相關(guān)單位也要將自身的管理職責(zé)進(jìn)行明確，制定出完善的電子文件歸檔管理制度，共同將電子文件歸檔文化歸檔工作做好。

2.2.1 檔案部門(mén)的職責(zé)檔案部門(mén)

該部門(mén)主要是與信息化工作部門(mén)、電子文件形成部門(mén)一同商議之后，建立出相應(yīng)的電子文件歸檔制度，其中，主要內(nèi)容包括了電子文件歸檔要求、保管期限、內(nèi)容、形式等等。其次，還要加強(qiáng)與本單位信息化工作部門(mén)的協(xié)調(diào)交流，從而確保辦公系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)真正滿足于檔案管理需求。另外，檔案部門(mén)要結(jié)合當(dāng)前本單位的檔案現(xiàn)代化管理情況，充分了解系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)程度，積極與信息化部門(mén)溝通，同時(shí)從確保電子文件真實(shí)完整性以及有效管理的方面提出具體的功能要求。

2.2.2 信息化工作部門(mén)的職責(zé)

要為確保電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性及安全性提供必要的技術(shù)支持。具體包括：成為檔案部門(mén)與系統(tǒng)開(kāi)發(fā)公司之問(wèn)的橋梁，將檔案部門(mén)提出的功能需求轉(zhuǎn)為技術(shù)語(yǔ)言，并與系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的公司進(jìn)行溝通，使其理解這些需求并在系統(tǒng)中得以實(shí)施；在系統(tǒng)日常運(yùn)行中進(jìn)行維護(hù)，確保安全；對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的電子文件進(jìn)行備份；在系統(tǒng)軟硬件環(huán)境發(fā)生變化時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行遷移，并記錄電子文件的格式，其所依賴(lài)的硬件環(huán)境、軟件、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)等信息。

2.3 電子文件形成部門(mén)的職責(zé)

電子文件形成部門(mén)在實(shí)際工作中，必須嚴(yán)格按照本單位檔案部門(mén)的規(guī)定要求，要對(duì)電子文件的積累、歸檔等工作進(jìn)行完成。

實(shí)際上，電子文件有效管理工作并不是一個(gè)人、也不是一個(gè)部門(mén)就能夠做好的，這需要每一個(gè)相關(guān)部門(mén)的參與，只有真正意識(shí)到電子文件管理工作的重要性，積極主動(dòng)的參與進(jìn)來(lái)，才會(huì)為日后電子文件形成、保管、累積等工作奠定良好的基礎(chǔ)。

3 明確電子文件的管理原則

檔案部門(mén)對(duì)電子文件要實(shí)行前端和全程的控制，即要遵循“確保電子文件的真實(shí)、完整、安全、有效，并對(duì)電子文件實(shí)行全過(guò)程管理，確保電子文件歸檔的質(zhì)量”這一管理原則。

電子文件的真實(shí)性是指對(duì)電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息進(jìn)行鑒定后，確認(rèn)其與形成時(shí)的原始狀況一致。即不論電子文件是由業(yè)務(wù)部門(mén)管理，還是由檔案人員管理，它白身的文件內(nèi)容和相應(yīng)的元數(shù)據(jù)、背景信息都要與剛辦結(jié)時(shí)的情況完全一致（管理時(shí)形成的新的元數(shù)據(jù)和背景信息除外），內(nèi)容上沒(méi)有被非法修改，形式上也沒(méi)有發(fā)生改變。真實(shí)性是保證電子文件行政有效性和法律證據(jù)性的基礎(chǔ)。

電子文件的完整性是指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無(wú)缺損。電子文件的完整性涉及：完整地收集、歸檔記錄社會(huì)活動(dòng)真實(shí)面貌所產(chǎn)生的全部電子文件；完整地收集每一份電子文件內(nèi)容全部信息及相關(guān)元數(shù)據(jù)、背景信息。

電子文件的有效性是指電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。有效性是電子文件存在和保存的基礎(chǔ)，若保存的電子文件無(wú)法還原輸出，不能被識(shí)別和讀取，文件中的信息便成為了“死信息”，失去了其存在的意義。

所謂的電子文件安全性主要是指電子文件在運(yùn)行過(guò)程中，對(duì)系統(tǒng)安全和自身數(shù)據(jù)安全的一個(gè)過(guò)程。通常情況下，電子文件安全管理具體包括了三個(gè)方面：首先，電子文件的修改十分簡(jiǎn)便，并不會(huì)留下任何痕跡，這種便捷性也為很多非法操作提供了較大的便利。因此，由于電子文件是依賴(lài)于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境生存的，而在當(dāng)前復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，很容易發(fā)生事故，遭到非法人員的入侵，這就極大威脅了電子文件的安全性，很容易發(fā)生文件丟失、篡改等情況。最后，因?yàn)樯矸菡J(rèn)定技術(shù)水平較低，還無(wú)法對(duì)操作者身份進(jìn)行準(zhǔn)確的認(rèn)定，致使電子文件合法操作者很難對(duì)權(quán)限進(jìn)行有效控制。因此，上述這些問(wèn)題都是影響電子文件安全性的重要因素，也是我國(guó)當(dāng)前電子文件管理工作中需要亟待解決的幾點(diǎn)問(wèn)題。

篇4

【關(guān)鍵詞】檔案管理；電子檔案；電子檔案管理

一般情況下，檔案管理的工作包括對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)以及提供利用的工作。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)以及電子信息技術(shù)應(yīng)用的發(fā)展和深入，電子文件已經(jīng)漸漸完全融入了我們的工作和生活之中。紙質(zhì)公文、紙質(zhì)文獻(xiàn)等實(shí)體資料都在以逐電追風(fēng)的速度被電子公文、電子文獻(xiàn)等電子文檔所取代。檔案部門(mén)正在面臨電子檔案創(chuàng)建、接受、整理、保管、利用的新課題。以下讓我們簡(jiǎn)單談?wù)剻n案管理的作用、電子檔案的要點(diǎn)以及電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)。

一、檔案管理的作用

檔案管理的基本性質(zhì)是一項(xiàng)管理性、服務(wù)性、政治性的工作。檔案管理的作用是做好管理文檔的工作，做好服務(wù)性檔案管理的工作。檔案管理不會(huì)憑空生產(chǎn)出物質(zhì)或者金錢(qián)。檔案管理中的檔案不是由檔案管理機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員產(chǎn)生的，也不能被他們所利用，檔案管理是一種專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)管理各部門(mén)形成的歷史文件的專(zhuān)業(yè)，所以檔案管理是管理性質(zhì)的工作。檔案管理系統(tǒng)并不是孤立的，而且它是所有社會(huì)管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。檔案管理是一項(xiàng)通過(guò)提供檔案信息來(lái)為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)的工作，這是不同于其他工作的特點(diǎn)之一。在歷史的各個(gè)階段，在社會(huì)中，檔案管理工作都必須為文化、經(jīng)濟(jì)、政治服務(wù)，否則檔案管理就不會(huì)存在，也難以發(fā)展。檔案部門(mén)盡管會(huì)研究檔案、也會(huì)進(jìn)行編著等活動(dòng)，但是他的目的是為了更好地適應(yīng)社會(huì)的需要，并被社會(huì)所利用，是具有服務(wù)性的活動(dòng)。在階級(jí)社會(huì)中，檔案管理工作會(huì)體現(xiàn)出一定的階級(jí)利益和階級(jí)關(guān)系，這被一定的統(tǒng)治階級(jí)掌握著，為一定階級(jí)的經(jīng)濟(jì)、政治和文化服務(wù)，這個(gè)服務(wù)的方向集中表現(xiàn)了檔案管理工作的政治性質(zhì)。

二、電子檔案的要點(diǎn)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)以及電子信息技術(shù)應(yīng)用的發(fā)展和深入，電子檔案管理已經(jīng)逐漸取代傳統(tǒng)檔案管理的方式了。下面我們就來(lái)談?wù)剟?chuàng)建電子檔案管理的三大要點(diǎn)：一是要建立一個(gè)電子檔案首先就應(yīng)該先構(gòu)建一個(gè)公共的、獨(dú)立的、應(yīng)用性的檔案管理信息化平臺(tái)，以及支撐各類(lèi)業(yè)務(wù)所需要涉及的，包括實(shí)體以及虛擬的檔案信息化管理，來(lái)實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案的信息化轉(zhuǎn)變與管理以及電子信息的檔案化管理。二是我們需要明白，一般情況下，電子檔案具有多種信息媒體的繼承性，它涉及的“檔案源”包括三種：一種是電子化的實(shí)體檔案，一種是檔案化的電子信息，還有一種是結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫(kù)等等。三是我們所創(chuàng)建的電子檔案一般是具有保存價(jià)值的歷史記錄或是作為法律依據(jù)的電子信息（如表證單書(shū)等）。并且，一定得具備檔案的屬性：能直接形成的、具有完整記錄作用的、明確的、清晰的固定化信息，或者是直接形成的歷史紀(jì)錄，并且電子檔案必須具有歷史再現(xiàn)性或者文件的原始記錄性。

三、電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

下面就讓我們具體談?wù)勲娮訖n案管理的幾大優(yōu)勢(shì)：第一，由于電子檔案管理是通過(guò)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用來(lái)實(shí)行的，這便大大地提高了人們的工作效率。現(xiàn)如今，信息化技術(shù)高速發(fā)展，利用電子檔案管理便免除了人們立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了檔案管理工作的效率。第二，電子檔案管理使檔案能保持得更加完整持久。通常情況下，紙質(zhì)檔案必須在一定的環(huán)境和條件下才能保存得好，并且，必須靠手工去進(jìn)行歸檔和貯存，這便存在著損壞紙質(zhì)檔案的風(fēng)險(xiǎn)，更加容易造成檔案的缺失。但是電子檔案不同，以上的工作都是靠計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成的，減少了人為錯(cuò)誤的發(fā)生，且電子檔案并不會(huì)隨著時(shí)間的增長(zhǎng)而發(fā)生變化，使得檔案能夠被保存得更完整，更久。第三，電子檔案管理還能更好的保證檔案的保密性質(zhì)。保存電子檔案的工具是計(jì)算機(jī)，計(jì)算機(jī)并沒(méi)有感彩，只會(huì)遵照被設(shè)計(jì)的保密程序而運(yùn)行，但是保存紙質(zhì)檔案的媒介是人類(lèi)，人為因素很容易致使檔案泄露。所以說(shuō)，電子檔案具有更好的保密性。第四，電子檔案使得檔案的質(zhì)量管理工作能夠做得更好。傳統(tǒng)的檔案的質(zhì)量管理是要依靠人去做的，因此，必然會(huì)有很多人為因素在其中，而電子檔案管理是依靠計(jì)算機(jī)被設(shè)計(jì)的自動(dòng)化程序來(lái)進(jìn)行運(yùn)營(yíng)的，這樣就能更好地提高電子檔案的質(zhì)量管理工作和工作效率，從而保障了電子檔案的時(shí)效價(jià)值。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，電子檔案管理取代傳統(tǒng)的檔案管理是必然的，雖然檔案管理工作會(huì)因此變得更加簡(jiǎn)單方便，但是這也要求我們檔案管理工作者必須能夠熟練地掌握電子檔案管理的方法和技巧。因此，做好電子檔案管理是檔案管理的關(guān)鍵所在。管理好電子檔案涉及了很多方面的因素，我們必須不斷地提高自己、完善自己才能真正掌握信息技術(shù)，做好電子檔案管理工作，發(fā)揮電子檔案管理優(yōu)勢(shì)的最大化，來(lái)提升信息時(shí)代的電子檔案管理工作效率。

【參考文獻(xiàn)】

[1]劉欣欣.淺談事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理[J].科技視界,2015(05):199.

[2]蔡國(guó)慶.淺談電子檔案管理[J].黑河學(xué)刊,2014(03):113+138.

[3]劉欣欣.淺談事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理[J].科技視界,2015(05):199.

篇5

電子檔案的特點(diǎn)及優(yōu)勢(shì)是相對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案而言的。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理工作中所存在的問(wèn)題包括：其一，檔案整理工作量大，需投入較大的人力物力，管理效率低下；其二，紙質(zhì)檔案在保存時(shí)間和備份上都存在明顯弊端；其三，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)量巨大且龐雜，在查閱、修改、填寫(xiě)時(shí)存在諸多不便；其四，紙質(zhì)檔案在保存上相對(duì)繁瑣，易造成資源浪費(fèi)。

針對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的劣勢(shì)，電子檔案明顯具有諸多優(yōu)勢(shì)，具體包括：其一，電子檔案不受存儲(chǔ)空間的限制，受自然條件的影響也相對(duì)較小；其二，電子檔案管理工作中可以發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，大量節(jié)約了人力物力；其三，電子檔案?jìng)浞莺?jiǎn)便，在提取、查找、多次修改等方面都具有明顯優(yōu)勢(shì)；其四，電子檔案依托互聯(lián)網(wǎng)的便捷，可以實(shí)現(xiàn)信息資源共享，具有方便快捷，提升管理效率等優(yōu)勢(shì)。

當(dāng)前電子檔案是檔案業(yè)發(fā)展的主要趨勢(shì)，雖然電子檔案相比紙質(zhì)檔案有很多優(yōu)勢(shì)，但在檔案原始性、真實(shí)性、以及法律憑證效益等方面，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案仍更占據(jù)優(yōu)勢(shì)。

2電子檔案在管理中可能遇到的問(wèn)題

2.1對(duì)電子檔案管理的認(rèn)識(shí)不足

雖然電子檔案在近些年發(fā)展勢(shì)頭迅猛，但總體而言它還是屬于一種新鮮事物，相關(guān)配套制度發(fā)展并沒(méi)有完全成熟，加之一些單位對(duì)電子檔案管理的重視程度不足，沒(méi)有對(duì)檔案室進(jìn)行足夠多的配套投入，導(dǎo)致檔案室電子檔案管理工作的發(fā)展一直較為緩慢，缺乏有實(shí)質(zhì)性的管理突破。

2.2電子檔案自身的管理問(wèn)題

電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在非常明顯的差異，這也給檔案管理工作帶來(lái)了很多新問(wèn)題，例如，檔案信息的安全性問(wèn)題、電子檔案的存儲(chǔ)和保管問(wèn)題、網(wǎng)絡(luò)自身的安全性問(wèn)題、電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的處理問(wèn)題、電子檔案的軟硬件問(wèn)題等等。其中很多是新出現(xiàn)的問(wèn)題，與傳統(tǒng)的檔案管理存在差異，因此在問(wèn)題解決方法上也不能一概而論。

2.3檔案管理人員的管理水平問(wèn)題

新時(shí)期的檔案管理特點(diǎn)給檔案管理人員提出了新的要求，然而結(jié)合實(shí)際情況來(lái)看，很多檔案室的檔案管理人員水平參差不齊，能否滿足電子檔案的管理要求存在很大疑問(wèn)。一些檔案管理人員對(duì)電子檔案的認(rèn)識(shí)不夠，或不具備信息化管理的能力，沒(méi)有及時(shí)更新自身的業(yè)務(wù)知識(shí)儲(chǔ)備，導(dǎo)致電子檔案的優(yōu)勢(shì)得不到有效發(fā)揮。

3加強(qiáng)檔案室電子檔案管理的措施建議

3.1加強(qiáng)制度建設(shè)，提高對(duì)檔案管理工作的重視程度

檔案在每個(gè)單位都占非常重要的地位，因此想加強(qiáng)檔案室電子檔案管理工作，首先，要提高對(duì)電子檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，特別對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部的重視，通過(guò)加大投入形成由上至下的管理合力，提高檔案管理工作的嚴(yán)肅性及部門(mén)的權(quán)威性；其次，要建立科學(xué)全面的電子檔案管理制度，檔案室的電子檔案管理主要是對(duì)電子文件進(jìn)行分類(lèi)、編目并制作備份，便于使用查詢(xún)，因此結(jié)合電子檔案的管理特點(diǎn)，必須要完善電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案管理部門(mén)的權(quán)利、義務(wù)、職責(zé)，對(duì)檔案操作程序流程進(jìn)行規(guī)范，建立一定的檔案管理責(zé)任制度和監(jiān)督制度，提高工作人員的責(zé)任意識(shí)，為實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化管理打好基礎(chǔ)；最后，考慮到檔案室的服務(wù)性質(zhì)，還應(yīng)該積極協(xié)調(diào)好檔案室與領(lǐng)導(dǎo)、各業(yè)務(wù)部門(mén)及檔案使用者等相關(guān)各方的關(guān)系，為提高檔案室電子檔案管理水平打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.2檔案室電子檔案管理的技術(shù)措施

3.2.1電子檔案硬件管理及保管

電子檔案易受溫度、磁場(chǎng)等多方因素影響，存貯內(nèi)容具有不穩(wěn)定性，同時(shí)文件本身易受電腦病毒攻擊破壞，因此除了要在檔案室設(shè)置專(zhuān)門(mén)的保管區(qū)域，還行配備安全性較高的電腦設(shè)備，因此需要結(jié)合檔案室的實(shí)際情況，對(duì)檔案管理軟件進(jìn)行科學(xué)的選擇，既要保證穩(wěn)定性，還要保證兼容性，例如，使用一次性寫(xiě)入光盤(pán)，具有較高的穩(wěn)定性和只讀性。保管時(shí)注意控制溫度、濕度、做好防塵、防蟲(chóng)、防震等工作。

3.2.2做好數(shù)據(jù)備份恢復(fù)工作

數(shù)據(jù)備份恢復(fù)主要是針對(duì)電子檔案特點(diǎn)，利用技術(shù)手段來(lái)保障檔案信息安全的策略。在進(jìn)行備份時(shí)，可以通過(guò)雙備份制來(lái)同時(shí)實(shí)現(xiàn)封存與借閱。考慮到網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，需建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)系統(tǒng)，保障檔案室的各項(xiàng)關(guān)鍵信息在出現(xiàn)意外時(shí)可以對(duì)信息進(jìn)行恢復(fù)。

3.2.3加強(qiáng)檔案室網(wǎng)絡(luò)安全管理

首先，要為檔案室安裝殺毒軟件，建立防火墻，通過(guò)這些基本的安全措施保障檔案室網(wǎng)絡(luò)安全，避免電子檔案受到攻擊；其次，可以通過(guò)驗(yàn)證用戶(hù)信息等手段對(duì)網(wǎng)站進(jìn)行多層加密，對(duì)檔案的訪問(wèn)或閱讀設(shè)置權(quán)限，積極采用密匙管理，保證檔案的真實(shí)性和原始性；最后，做好文件的安全監(jiān)控工作，在推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的過(guò)程中，基于安全性考慮，采用雙軌制歸檔法，發(fā)揮電子檔案優(yōu)勢(shì)的同時(shí)不忽視紙質(zhì)檔案的作用。

3.3加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

電子檔案的管理與傳統(tǒng)的檔案管理存在很大差異，這是給新時(shí)期的檔案管理人才提出的更高要求。首先，檔案管理人員除了要具備原有扎實(shí)的檔案管理業(yè)務(wù)能力外，還要對(duì)以計(jì)算機(jī)為代表的信息技術(shù)有較為全面的掌握，能夠適應(yīng)電子檔案管理所帶來(lái)的新發(fā)展、新變化，除了需要有關(guān)單位加強(qiáng)對(duì)管理人員的教育培訓(xùn)，檔案管理人員自身也要積極主動(dòng)的去學(xué)習(xí)、融入、提高；其次，電子檔案管理工作對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)也提出了新要求，檔案管理人員除了要具備較高的職業(yè)道德素養(yǎng)和廉潔作風(fēng)外，還需結(jié)合電子檔案管理工作的特點(diǎn)，具備良好的責(zé)任意識(shí)，網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，保密意識(shí)等；最后，新時(shí)期的檔案室電子檔案管理工作發(fā)展變化飛快，這種變化一方面提升了對(duì)檔案的需求，另一方面也對(duì)傳統(tǒng)思想、制度、模式等造成了巨大變革，這就需要檔案室的管理工作人員樹(shù)立創(chuàng)新精神與創(chuàng)新意識(shí)，推動(dòng)電子檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。